Einleitung: Der Wunsch nach KI, aber fehlende Klarheit bei der Umsetzung
Aktuell beschäftigen sich die meisten Ingenieurbüros mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI). Der Wunsch, KI sinnvoll im Unternehmen zu integrieren, ist groß – doch ebenso groß sind die Unsicherheiten: Was bringt tatsächlich einen Mehrwert?
Wie kann man KI in bestehende Abläufe integrieren? Wo soll man anfangen, und wie groß ist der Aufwand?
Diese Fragen führen dazu, dass viele Büros zwar über KI sprechen, aber in der Umsetzung zögern. Dabei gibt es gerade im Bereich interner Prozesse enorme Potenziale: Schulungen, Einarbeitungsprozesse und ein funktionierendes Intranet bieten eine ideale Grundlage, um Digitalisierung und KI gewinnbringend einzusetzen. In kaum einem anderen Bereich lassen sich so schnell spürbare Verbesserungen erzielen – ohne gleich tief in komplexe
KI-Systeme einsteigen zu müssen
Fallstudie: Digitales Onboarding (KI) in einem Ingenieurbüro für konstruktiven Ingenieurbau
Ein Ingenieurbüro mit 40 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, neue Kolleginnen und Kollegen schneller und strukturierter einzuarbeiten. Gleichzeitig sollte das vorhandene Wissen besser dokumentiert und zugänglich gemacht werden. Gemeinsam haben wir ein digitales Onboarding-System aufgebaut – mit den folgenden Bestandteilen:
- Zentrales Intranet: Alle internen Prozesse, Formulare, Ansprechpartner und Anleitungen an einem Ort. Einfach strukturiert und jederzeit zugänglich.
- KI-gestützte Schulungsmodule: Neue Mitarbeitende können interaktiv lernen, bekommen Fragen automatisiert beantwortet und durchlaufen ein standardisiertes, aber individualisierbares Lernprogramm.
- Digitale Checklisten und Feedback-Loops: Alle Schritte des Onboardings und der Schulungsfortschritte sind nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Feedback- Funktion für kontinuierliche Verbesserung.
Ergebnisse aus der Praxis – nach weniger als 12 Wochen:
- Projektleiter und Fachplaner gewannen signifikant mehr Zeit für Projektaufgaben, da weniger direkte Betreuung neuer Kollegen notwendig war.
- Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender konnte um 50 % reduziert werden.
- Die Zahl interner Rückfragen sank spürbar, da Informationen klar strukturiert und leicht auffindbar sind.
- Die Mitarbeiterzufriedenheit im Onboarding-Prozess stieg deutlich an.
Abbildung 1: Onboarding Kurs im Intranet des Ingenieurbüros
Abbildung 2: Statistiken zeigen den Lernfortschritt der Teammitglieder (Usermanagement)
Abbildung 3: Feedback Funktion für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Abbildung 4: Auch der Besuch von externen Schulungen kann zuverlässig dokumentiert werden (nach QM-Vorgaben)
Abbildung 5: Upload von externen Zertifikaten und Bescheinigungen ist möglich
Abbildung 6: Übersicht der verschiedenen Lerninhalte (Kursübersicht)
Warum dieser Ansatz besonders gut zu Ingenieurbüros passt
Ingenieurbüros zeichnen sich oft durch strukturierte Prozesse, dokumentationsintensive Arbeitsweise und hohe fachliche Tiefe aus. Genau deshalb ist der Hebel bei Schulung, Onboarding und Intranet besonders groß:
- Bestehende Inhalte lassen sich digitalisieren und erweitern, ohne komplett neue Prozesse erfinden zu müssen.
- Die Kombination aus Struktur (Intranet), Wissen (Schulung) und moderner Technologie (KI) sorgt für spürbare Verbesserung in der Organisation.
- Die Umsetzung ist in wenigen Wochen möglich – praxisnah und individuell auf das jeweilige Büro abgestimmt.
Fazit: Ein erster, sinnvoller Schritt Richtung KI
Statt mit abstrakten KI-Lösungen zu starten, bietet sich die Digitalisierung interner Abläufe als praxisnaher Einstieg an. Gerade Schulungen, Onboarding und Wissensvermittlung sind Bereiche, in denen viele Ingenieurbüros ohnehin schon strukturiert arbeiten – und mit digitalen Tools sowie KI-Unterstützung enorme Fortschritte erzielen können.
Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihr Ingenieurbüro digital voranbringen können, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen konkrete Lösungen, abgestimmt auf Ihre Struktur, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Ziele.
