Ausgangslage: E-Mail-Flut im Projektalltag
In Ingenieurbüros finden E-Mail-Abstimmungen zu unterschiedlichsten Sachverhalten in parallel laufenden Projekten statt. Nicht selten erhalten Ingenieure mehrere dutzend E-Mails pro Tag. Viele Planer verbringen täglich wertvolle Zeit mit dem Durchsuchen von E-Mails, dem manuellen Ablegen von Nachrichten und Anhängen oder dem Wiederfinden alter Vorgänge. Ein Zustand, der vor allem in Büros mit vielen Projekten gravierende Auswirkungen haben kann:
- Mehrere E-Mail-Konten: Mitarbeitende verwalten parallele Postfächer für Projekte oder persönliche E-Mails – ohne zentrale Steuerung.
- Manuelle Ablage: Das Speichern erfolgt per Drag & Drop, die Suche des richtigen Ablage-Ordners braucht Zeit. Das Benennen erfolgt manuell, die entsprechenden Vorgaben werden nicht immer berücksichtigt.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Projekte mit ähnlichen Projektnummern (z. B. von Partnerbüros) oder fehlender Betreff-Struktur führen zu Verwechslungen oder Informationsverlusten.
- Keine Priorisierung oder Bewertung von Anhängen: Wichtige Dokumente wie Prüfberichte, Gutachten oder Baugenehmigungen werden falsch abgelegt oder doppelt gespeichert.
- Abhängigkeit vom Erfahrungswissen: Nur langjährige Mitarbeiter wissen, „wohin die Mail gehört“ – bei Krankheit oder Ausscheiden fehlt dieses Wissen.
- Projektfremde Kommunikation ungeordnet: Schriftverkehr zu Buchhaltung, Gremien oder internen Themen wird selten standardisiert abgelegt.
Die Folgen: Zeitverlust, Reibungsverluste, Sicherheitsrisiken
Der Aufwand für das manuelle Ablegen und Suchen von E-Mails kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Wichtige Informationen werden zu spät gefunden, Anlagen übersehen, Projektverläufe unvollständig dokumentiert. Zudem steigt das Risiko, dass relevante Nachweise bei rechtlichen Fragen nicht auffindbar sind.
Ingenieurbüros, die effizient arbeiten wollen, benötigen eine Lösung, die diese Prozesse zentralisiert, standardisiert und gleichzeitig flexibel bleibt.
Die Lösung: Intelligente, automatisierte KI-gestützte E-Mail-Ablage
Mithilfe moderner Technologien ist es möglich, den gesamten E-Mail-Ablageprozess zu automatisieren – ohne bestehende Software-Infrastruktur wie Microsoft Outlook, Exchange oder Dateiserver zu verändern. Die Funktionsweise basiert auf folgenden Prinzipien:
Automatisierte Projektzuordnung
Ein lernfähiger KI-Algorithmus erkennt anhand von Absender, Betreffzeile, Textinhalt, Dateinamen und CC-Feldern, zu welchem Projekt eine E-Mail gehört. Auch bei fehlender Projektnummer oder kann die Zuordnung anhand typischer Muster und bereits bekannter Mails erfolgen.
Vorschlagslogik statt Zwangsautomatik
Das System schlägt auf Basis des Erlernten den richtigen Projektordner und Dateinamen zur Ablage vor. Der Benutzer kann den Vorschlag mit einem Klick übernehmen oder manuell korrigieren. So bleibt die Kontrolle erhalten – bei gleichzeitig massivem Zeitgewinn.
Einheitliche Benennung nach firmenspezifischem Schema
Die automatische Benennung erfolgt z. B. nach dem Muster: Projektnummer – Datum – Kennung (Eingang/Ausgang) – Kurzbeschreibung. Die Regeln sind individuell anpassbar und fördern eine einheitliche Dokumentation über alle Teams hinweg.
Intelligentes Anhänge-Handling
Nicht jeder Anhang wird gespeichert – aber relevante Dokumente (z. B. Aufträge, Pläne, Gutachten) erkennt das System und schlägt deren Ablage in vordefinierte Ordner (z. B. „Genehmigungen“, „Planstand“) vor. Große oder irrelevante Anhänge (z. B. automatische Plattform-Benachrichtigungen) werden erkannt und ignoriert.
Lernfähigkeit über Zeit
Mit jeder bestätigten Zuordnung verbessert sich die statistische Erkennungsrate. Selbst unstrukturierte Mails („Erinnerung“, „Können Sie helfen?“) können nach kurzer Lernzeit korrekt zugeordnet werden.
Rollenspezifische Logik
Die Ablage erkennt Unterschiede zwischen Postfächern: Projektleiter erhalten andere Mails als Buchhaltung oder Gremienvertreter. Das System passt seine Logik pro Rolle an.
Integration statt Umstellung
Die Lösung arbeitet vollständig mit bestehenden Outlook-Postfächern (MS 365 Business Strandard) und Dateispeichern, unabhängig davon, ob lokal, in der Cloud oder hybrid gearbeitet wird. Keine neue Software-Oberfläche und keine Migration.
Der Einführungsprozess: Minimalinvasiv und effektiv
Die Einführung erfolgt in wenigen Schritten – ohne lange IT-Projekte oder Systemumstellung:
- Analyse der bestehenden Ablagestruktur
Verständnis der Projekt- und Ordnerlogik, Benennungsregeln und Rollenverteilung. - Training anhand realer E-Mails
Das System lernt anhand echter Mailverläufe, wie eine „typische Projektmail“ aussieht. - Pilotphase mit ausgewählten Teammitgliedern
Vorschläge werden getestet, korrigiert und optimiert. - Schrittweiser Rollout nach Team oder Rolle
Planer, Projektleiter, Buchhaltung, Geschäftsführung – je nach Bedarf. - Regelmäßige Anpassung & Feedbackschleifen
Damit die Automatisierung mit dem Unternehmen wächst.
Fazit: Struktur schafft Effizienz – ohne Mehraufwand
Die Herausforderung in Ingenieurbüros ist nicht das E-Mail-Aufkommen – sondern die Strukturierung. Wer hier auf intelligente Automatisierung setzt, gewinnt:
- Zeit durch Entlastung von manueller Ablage
- Sicherheit durch konsistente, projektgerechte Dokumentation
- Qualität durch nachvollziehbare Kommunikation und lückenlose Nachweise
- Flexibilität durch Integration in bestehende Office-Umgebungen
Sprechen Sie uns gerne für eine gezielte Beratung zur Optimierung der E-Mail Ablage an.
