Referenzen / Fallstudie
KI-gestützte Wissensplattform für eine Ingenieurgruppe der technischen Gebäudeausrüstung
Eine Ingenieurgruppe mit rund 200 Mitarbeitenden an sechs Standorten verfügte über einen umfangreichen Projektbestand, jedoch über keinen einheitlichen Zugang dazu. Local4Local führte eine unternehmensweite Wissensplattform ein, überführte wiederkehrende Vorgänge in fachlich spezialisierte Assistenzsysteme und schuf den organisatorischen Rahmen für den geregelten Einsatz künstlicher Intelligenz.
Technische Gebäudeausrüstung, Gebäudesimulation, Consulting
Gruppenstruktur mit sechs Standorten
Rund 200 Mitarbeitende
Erste KI-Erfahrungen einzelner Mitarbeitender, kein verbindlicher Rahmen
Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, gemeinsame Postfächer, Netzlaufwerke, ERP
Zentrale Wissensplattform, sechs Fachagenten, KI-Leitfaden mit Nachweis
Ein gewachsener Datenbestand ohne einheitlichen Zugang
Der Projektbestand der Gruppe verteilte sich auf SharePoint, OneDrive, gemeinsame Postfächer, Netzlaufwerke und das ERP-System. Jede dieser Ablagen war für ihren jeweiligen Zweck sachgerecht aufgebaut. In der Summe entstand jedoch keine durchgängige Sicht auf ein Projekt, und die Recherche nach zurückliegenden Vorgängen band regelmäßig qualifizierte Arbeitszeit.
Parallel hatten einzelne Mitarbeitende bereits mit KI-Werkzeugen gearbeitet, ohne dass Vorgaben zur Datenweitergabe, zur Prüfung der Ergebnisse oder zur Dokumentation der Unterweisung vorlagen.
Ausgangspunkt des Projekts war nicht die Auswahl eines Werkzeugs, sondern die Frage, welches Wissen im Unternehmen vorliegt und wie es verlässlich zugänglich wird.
Befunde der Ausgangsanalyse
Projektwissen ohne einheitlichen Zugriff
Vorgänge aus abgeschlossenen Projekten sind in Ingenieurbüros eine wesentliche Grundlage für die Bearbeitung vergleichbarer Aufgaben. Ihre Verwertbarkeit setzt jedoch voraus, dass sie auffindbar sind. In der Gruppe lag das entsprechende Wissen über mehrere Systeme verteilt vor, ohne übergreifende Recherchemöglichkeit und ohne einheitliche Zuordnung zum jeweiligen Projekt.
Der wirtschaftliche Effekt zeigt sich weniger in einzelnen Fehlern als in der Wiederholung bereits erbrachter Leistungen. Berechnungen, Formulierungen und Abstimmungen entstehen erneut, obwohl sie im Bestand vorliegen.
Fehlende Nutzungsregeln und offene Nachweispflicht
Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen seit dem 2. Februar 2025, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Beschäftigten zu sorgen, die entsprechende Systeme einsetzen. Es handelt sich um eine Organisationspflicht mit Nachweischarakter. Eine Nutzung ohne dokumentierte Regeln, Rollen und Unterweisung lässt diese Anforderung offen.
Hinzu kommt die fachliche Dimension. Der Einsatz identischer Werkzeuge ohne gemeinsame Vorgaben führt zu unterschiedlichen Ergebnisqualitäten. In einem Unternehmen, das Planungsergebnisse verantwortet, ist dieser Punkt nicht nachrangig.
Manuelle Erstellung standardisierbarer Dokumente
Vergabevorschläge, Nachtragsbearbeitung und VOB-Schriftverkehr folgen festen Gliederungen, definierten Prüfschritten und gesetzlichen Fristen. Die Dokumente entstanden im Büro dennoch vollständig manuell und überwiegend durch Projektleitungen, deren Kapazität an anderer Stelle mit höherer Wertschöpfung eingesetzt werden kann.
Vorgehen
Bestandsaufnahme der Datenquellen
Erhoben wurde, wo Projektwissen tatsächlich vorliegt, nicht wo es nach Ablagekonzept vorliegen sollte. Erfasst wurden SharePoint-Bibliotheken, OneDrive-Bereiche, gemeinsame Postfächer, Netzlaufwerke sowie die projektrelevanten Felder des ERP-Systems. Zu jeder Quelle wurden Zugriffsberechtigungen, Aktualität und die Einstufung der enthaltenen Daten dokumentiert.
Diese Erhebung bestimmt die Verlässlichkeit des späteren Ergebnisses. Eine Plattform, die auf einem ungeprüften Datenbestand aufsetzt, liefert Antworten von entsprechend eingeschränkter Aussagekraft.
Aufbau der Wissensplattform
Auf dieser Grundlage wurde eine zentrale Plattform eingerichtet und an die relevanten Quellen angebunden. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Die Berechtigungen der Quellsysteme bleiben unverändert wirksam, Inhalte ohne Freigabe erscheinen nicht in den Ergebnissen.
Fachlich maßgeblich ist die Zuordnung von Suchanfragen zu Inhalten. Ingenieurbüros verwenden für denselben Sachverhalt je nach Standort, Auftraggeber und Entstehungszeitraum unterschiedliche Bezeichnungen. Ohne eine Verknüpfung dieser Begriffe bleibt eine Recherche unvollständig.
Fachagenten entlang der Wertschöpfungskette
Anstelle eines allgemeinen Assistenten wurden sechs spezialisierte Agenten für jeweils einen wiederkehrenden Vorgang aufgebaut. Jeder Agent greift auf die Hausvorlagen, die einschlägigen Regelwerke und die im Unternehmen etablierten Formulierungen zu. Die fachliche Spezialisierung entscheidet darüber, ob ein System im Tagesgeschäft angenommen wird.
Rahmen und Nachweis
Parallel zur technischen Umsetzung entstand ein KI-Leitfaden im Corporate Design des Unternehmens. Er unterscheidet drei Nutzungsstufen, benennt Rollen und Freigabewege und enthält einen Kenntnisnahme-Nachweis nach Artikel 4 der KI-Verordnung.
Der Leitfaden ist an den tatsächlichen Anwendungsfällen des Büros ausgerichtet und bewusst knapp gehalten. Regelwerke, die im Tagesgeschäft nicht gelesen werden, entfalten keine Steuerungswirkung.
Die sechs Fachagenten
Projekt-Analyst
Verdichtet den Stand eines Projekts über alle angebundenen Quellen und beantwortet Fragen zu Historie, Beteiligten und getroffenen Festlegungen.
E-Mail-Assistent
Erstellt Schriftverkehr in der Sprache des Hauses und ordnet eingehende Vorgänge dem zugehörigen Projekt zu.
Preisspiegel-Analyse
Stellt Angebote strukturiert gegenüber und weist auf Abweichungen und auffällige Einzelpreise hin.
Formblatt-Prüfung
Prüft eingereichte Vergabeformblätter auf Vollständigkeit und rechnerische Schlüssigkeit.
Vergabevorschlag
Erstellt den Vergabevorschlag in der Gliederung des Hauses als abgabefertiges Dokument.
VOB-Schriftverkehr
Erstellt fristwahrende Schreiben mit den jeweils einschlägigen Verweisen.
Ergänzend wurden ein Nachtragspotenzial-Analyst zur Prüfung von Vorgängen nach HOAI und BGB sowie eine Vertragsprüfung aufgebaut.
Das Ergebnis
-
Einheitlicher Zugang zum Projektbestand
Projektwissen aus sechs Standorten ist über eine Oberfläche recherchierbar. Die Berechtigungsstruktur der Quellsysteme bleibt unverändert. -
Sechs Fachagenten im produktiven Betrieb
Abgedeckt sind Projektauskunft, Schriftverkehr, Angebotsauswertung, Formblattprüfung, Vergabevorschlag und VOB-Korrespondenz. -
Verbindlicher Rahmen für den KI-Einsatz
Nutzungsstufen, Rollen und Freigabewege sind definiert und im Unternehmen kommuniziert. -
Erfüllte Nachweispflicht
Die Kenntnisnahme nach Artikel 4 KI-VO liegt dokumentiert vor. -
Entlastung bei standardisierbaren Vorgängen
Dokumente in Vergabe, Nachtrag und Schriftverkehr entstehen als Entwurf. Die fachliche Verantwortung verbleibt bei den Projektleitungen.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Die Unternehmensgröße ist für dieses Vorgehen von nachrangiger Bedeutung. Maßgeblich ist die Struktur der wiederkehrenden Vorgänge.
Datenbasis vor Werkzeugauswahl
Die Erschließung des vorhandenen Wissens geht der Einführung einzelner Werkzeuge voraus. Assistenzsysteme ohne Zugriff auf den realen Projektbestand liefern allgemeine Formulierungen ohne fachlichen Bezug.
Fachliche Spezialisierung vor Funktionsbreite
Systeme, die einen abgegrenzten Vorgang vollständig abbilden und dabei die Hausvorlagen treffen, werden im Tagesgeschäft angenommen. Der Aufwand liegt in der Fachlogik und in den Vorlagen, nicht im eingesetzten Modell.
Organisatorischer Rahmen als Projektbestandteil
Nutzungsregeln, Freigabewege und der Nachweis nach Artikel 4 KI-VO gehören in dieselbe Projektlaufzeit wie die technische Umsetzung. Eine nachgelagerte Regelung trifft auf bereits etablierte Arbeitsgewohnheiten.
Häufige Fragen zur Einführung
Der Zeitbedarf richtet sich weniger nach der technischen Umsetzung als nach dem Zustand der Ablage. Die Anbindung der Quellen ist in wenigen Wochen möglich. Bestandsaufnahme, Berechtigungsprüfung und Begriffssystematik bestimmen den Gesamtzeitplan. Als erster Meilenstein empfiehlt sich ein produktiver Anwendungsfall, nicht die vollständige Plattform.
Ja. Die Plattform übernimmt die Berechtigungen der angebundenen Systeme. Inhalte, für die keine Freigabe vorliegt, erscheinen für die betreffende Person nicht in den Ergebnissen.
Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Personen zu sorgen, die diese Systeme in ihrem Auftrag einsetzen. Für ein Ingenieurbüro bedeutet dies eine Regelung des zulässigen Einsatzes, eine Unterweisung der Beteiligten und deren Dokumentation. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Nein. Die Anbindung beginnt bei den Quellen mit dem höchsten Anteil am gesuchten Projektwissen, in der Regel Projektablage und Schriftverkehr. Weitere Quellen folgen nach Vorliegen der ersten Ergebnisse.
Nein. Die Assistenzsysteme übernehmen die Struktur der Vorgänge, nicht deren fachliche Verantwortung. Prüfung und Freigabe verbleiben bei den zuständigen Fachpersonen und sind im Leitfaden entsprechend geregelt.
Vergleichbare Ausgangslage im eigenen Büro
Verteiltes Projektwissen, KI-Nutzung ohne verbindlichen Rahmen und manuell erstellte Standarddokumente treten in Ingenieurbüros regelmäßig gemeinsam auf. Ein Erstgespräch klärt, welche Datenquellen sich erschließen lassen und welche Vorgänge für eine Automatisierung in Betracht kommen.