Referenzen / Fallstudie
Protokollwesen und Nachweis der Normenaktualität für ein österreichisches Generalplanungsbüro
Ein österreichisches Architektur- und Generalplanungsbüro mit Schwerpunkt Industrie und Pharma führt ein stark formalisiertes Protokollwesen und bearbeitet Projekte in mehreren Bundesländern mit abweichenden Bauordnungen. Local4Local verlagerte den formalen Aufwand aus der Projektarbeit und schuf einen belegbaren Nachweis über die Aktualität der zugrunde gelegten Regelwerke.
Architektur und Generalplanung, Schwerpunkt Industrie und Pharma
Österreich, Projekte in mehreren Bundesländern
Stark formalisiertes Protokollwesen mit zwei Protokolltypen
Neun Landesbauordnungen und laufend novellierte OIB-Richtlinien
Entlastung des Protokollwesens, Nachweisführung zur Normenaktualität
Protokolle in vollständiger Hauslogik, Normenprüfung für alle neun Bundesländer
Eine hohe Formalisierung mit entsprechendem Aufwand
Das Büro führt zwei Protokolltypen für unterschiedliche Besprechungsformate, eine dreiteilige Nummernsystematik, eine Farb- und Statuslogik für Priorität und Erledigung sowie feste Regeln für den Verteiler. Diese Systematik ist Ausdruck geordneter Projektarbeit und wird von den Auftraggebern entsprechend wahrgenommen.
Sie erzeugt zugleich nach jeder Besprechung Aufwand, und zwar bei Personen, deren Kapazität im Projekt benötigt wird. Der zweite Befund betraf die Frage, auf welcher Regelwerksfassung ein laufendes Projekt tatsächlich beruht.
Büros mit klar definierten Regeln lassen sich am schnellsten entlasten, da die Regeln nicht erst erarbeitet werden müssen, sondern lediglich abzubilden sind.
Befunde der Ausgangsanalyse
Aufwand aus Nummernsystematik, Farblogik und Verteilerpflege
Die Punkte werden aus Kategorie, Protokollnummer und laufender Nummer gebildet, farblich nach Priorität und Status geführt und erledigte Punkte ausgegraut statt entfernt. Jede dieser Regeln ist für sich sinnvoll, gemeinsam binden sie nach jeder Besprechung Zeit.
Nicht belegbare Aktualität der Regelwerke
Die OIB-Richtlinien werden novelliert, die Bundesländer übernehmen sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten und teilweise mit Abweichungen. ÖNORMEN werden zurückgezogen und ersetzt. In mehrjährigen Projekten entspricht die zu Projektbeginn hinterlegte Fassung nicht dauerhaft der geltenden.
Die Schwierigkeit lag weniger darin, den aktuellen Stand zu kennen, als darin, ihn nachzuweisen. Im Genehmigungsverfahren und im Haftungsfall ist dieser Unterschied erheblich.
Wiederholter Aufbau der Hausformate
Baubeschreibungen, Angebote und Ausgangsrechnungen folgen festen Formaten mit Briefkopf, Logo und Fußzeile. Der Inhalt ist die Leistung, der formale Aufbau ist Wiederholung.
Vorgehen
Abbildung des Protokollwesens
Aus einem Transkript oder aus Stichpunkten entsteht das Protokoll als Excel-Datei und als PDF, einschließlich vollständiger Nummernlogik, bedingter Formatierung und Übernahme offener Punkte.
Die bedingte Formatierung ist dabei kein gestalterisches Detail. Sie ist die Art, in der das Büro Zustände kommuniziert. Ein Dokument, das diese Logik nicht trifft, wird im Haus als fremd erkannt.
Verbindung mit dem Aufgabenmanagement
Ein Protokoll dokumentiert Aufgaben, erledigt sie jedoch nicht. Bestehen Protokoll und Aufgabenliste nebeneinander, laufen sie im Projektverlauf auseinander. Die Punkte aus dem Protokoll werden daher mit dem Aufgabenmanagement abgeglichen.
Nachweisverfahren zur Normenaktualität
Das Verfahren liest den in den Projektdokumenten hinterlegten Stand aus, gleicht ihn gegen die OIB-Veröffentlichungen und das Rechtsinformationssystem des Bundes ab, prüft die einschlägigen ÖNORM-Verlautbarungen auf Zurückziehung und Ersatz und liefert eine Checkliste, in der jede Abweichung mit Quellenverweis belegt ist.
Der Quellenverweis ist der eigentliche Wert. Aus einer Einschätzung wird ein prüfbarer Vorgang, der sich in der Projektakte ablegen lässt.
Übertragung auf weitere Hausformate
Ergänzt wurden ein Verfahren für Baubeschreibungen aus Stichworten oder Plänen, ein Planvergleich zur Gegenüberstellung zweier Planstände mit Abgleich gegen die Aktualisierungsliste im Plankopf sowie Verfahren für Angebote nach LM.VM und HOAI und für Ausgangsrechnungen.
Das Ergebnis
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Protokolle in vollständiger Hauslogik
Nummernsystematik, bedingte Formatierung und Verteiler bleiben unverändert erhalten, das Ergebnis liegt als Excel und PDF vor. -
Geschlossene Lücke zwischen Protokoll und Aufgabe
Punkte aus dem Protokoll werden abgeglichen und laufen nicht in einem zweiten System auseinander. -
Belegbarer Normenstand je Projekt
Die Prüfung umfasst alle neun Bundesländer, jede Abweichung ist mit Quellenverweis dokumentiert und ablagefähig. -
Hausformate ohne Neuaufbau
Baubeschreibungen, Angebote und Rechnungen entstehen in den festgelegten Formaten. -
Nachvollziehbare Planstände
Änderungen zwischen zwei Ständen werden gegen die dokumentierte Aktualisierungsliste geprüft.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Zwei Themen dieses Projekts treten in Planungs- und Architekturbüros regelmäßig gemeinsam auf und lassen sich gemeinsam bearbeiten.
Definierte Regeln verkürzen die Umsetzung
Ein wesentlicher Teil des Aufwands besteht darin, die Regeln überhaupt zu benennen. Büros mit definierter Systematik haben diese Arbeit bereits geleistet und kommen entsprechend schneller zum Ergebnis.
Normenaktualität als dokumentierter Vorgang
Die verbreitete Praxis, sich auf die Aufmerksamkeit erfahrener Mitarbeitender zu verlassen, trägt bis zu dem Punkt, an dem sie es nicht mehr tut. Ein systematischer Abgleich mit Quellenverweis erzeugt einen verwertbaren Nachweis.
Verbindung von Protokoll und Aufgabenliste
Bestehen beide Systeme nebeneinander, driften sie auseinander. Die Verknüpfung beseitigt eine der häufigsten Ursachen für nicht weiterverfolgte Punkte.
Was Büros vor einem solchen Vorhaben fragen
Die Richtlinien des Österreichischen Instituts für Bautechnik konkretisieren bautechnische Anforderungen, unter anderem zu Brandschutz, Nutzungssicherheit sowie Schall- und Wärmeschutz. Sie werden von den Bundesländern durch Verweis in den Bauordnungen für verbindlich erklärt, zu unterschiedlichen Zeitpunkten und teilweise mit Abweichungen. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Durch Erfassung des in den Projektunterlagen genannten Standes, Abgleich gegen die aktuellen Veröffentlichungen der Normungs- und Richtlinienstellen und Dokumentation des Ergebnisses mit Quellenverweis. Manuell ist dies möglich, dauert jedoch pro Projekt mehrere Stunden und unterbleibt deshalb in der Praxis.
Ja, sofern die Originaldatei mit ihren Formatregeln hinterlegt und befüllt wird. Bedingte Formatierung, Auswahllisten und Symbolsätze bleiben dann unverändert wirksam.
Er stellt zwei Stände desselben Plans gegenüber, macht die Unterschiede sichtbar und gleicht sie mit der Aktualisierungsliste im Plankopf ab. Damit ist prüfbar, ob jede tatsächliche Änderung auch dokumentiert wurde. Undokumentierte Änderungen sind eine häufige Ursache für Missverständnisse zwischen den Planungsbeteiligten.
Das Vorgehen ja, die Regelwerke nicht. An die Stelle von OIB und ÖNORM treten die Landesbauordnungen, die Muster-Verwaltungsvorschrift Technische Baubestimmungen und die einschlägigen DIN-Normen. Die Struktur der Prüfung bleibt dieselbe.
Vergleichbare Ausgangslage im eigenen Unternehmen
Bestehen ein formalisiertes Protokollwesen und Projekte in mehreren Bundesländern, treffen zwei Themen aufeinander, die sich gemeinsam lösen lassen. Ein Erstgespräch anhand der Protokollvorlage und eines laufenden Projektstands klärt Umfang und Aufwand.