Referenzen / Fallstudie
Standardisierung von Vergabe und Bauvertragskorrespondenz in der kommunalen Infrastruktur
Ein Ingenieurbüro für Tiefbau und Geoinformatik mit rund 60 Mitarbeitenden erstellte Vergabevorschläge, VOB-Schriftverkehr und Protokolle vollständig manuell und in uneinheitlicher Ausprägung. Local4Local vereinheitlichte diese Dokumententypen und band sie an eine strukturierte Wissensbasis mit fachspezifischer Begriffssystematik.
Kommunale Infrastruktur, Tiefbau und Geoinformatik
Ein Standort, gewachsene Ablage aus mehreren Systemen
Rund 60 Mitarbeitende
Überwiegend Kommunen und kommunale Betriebe
Vereinheitlichung der Vergabedokumentation und der Bauvertragskorrespondenz
Sechs Vergabearten abgebildet, Glossar mit über 80 Fachbegriffen
Uneinheitliche Dokumente bei gebundener Projektleiterkapazität
Die Ablage des Büros verteilt sich auf Confluence für internes Wissen, ein Dokumentenmanagement für Projektakten und Netzlaufwerke für historische Bestände. Jede Ebene hat ihre Berechtigung, gemeinsam ergeben sie drei Orte, an denen zu suchen ist.
Die wesentliche Belastung lag jedoch nicht in der Recherche, sondern in der Dokumentenerstellung. Vergabevorschläge, VOB-Schreiben und Protokolle entstanden vollständig manuell und durch die Projektleitung, also durch die Funktion mit der höchsten gebundenen Qualifikation im Haus.
Die Vergabedokumentation wird vom Auftraggeber geprüft. Uneinheitliche Begründungstiefe ist damit kein internes Qualitätsthema, sondern ein Außenrisiko.
Befunde der Ausgangsanalyse
Sechs Vergabearten mit je eigener Dokumentationslogik
Die VOB/A unterscheidet mehrere Verfahrensarten von der öffentlichen Ausschreibung bis zum Direktauftrag. Jede Art hat eigene Voraussetzungen und Begründungspflichten. In der Praxis orientierten sich Bearbeitende an einem verfügbaren Vorgängerdokument, nicht zwingend an einem zur gewählten Verfahrensart passenden.
Fachbegriffe ohne Synonymzuordnung
Im Tiefbau bestehen für denselben Sachverhalt zahlreiche Bezeichnungen, abhängig von Region, Auftraggeber und Entstehungszeitraum. Eine Volltextsuche erfasst ausschließlich die wörtliche Übereinstimmung und lässt damit einen erheblichen Teil des einschlägigen Bestands unberücksichtigt.
Abbruch bei unvollständigen Angaben
Verfahren, die auf vollständiger Eingabe bestehen, werden im Baustellenalltag umgangen. Projektleitungen arbeiten regelmäßig mit unvollständigen Informationen. Eine Lösung, die diesen Umstand nicht berücksichtigt, wird nicht genutzt, unabhängig von ihrer fachlichen Qualität.
Vorgehen
Aufbau der Wissensbasis mit Begriffssystematik
Erfasst wurden das Leistungsprofil des Büros, die geltenden Standards und ein Glossar mit über 80 Fachbegriffen des Tiefbaus, jeweils verknüpft mit den im Haus und bei den Auftraggebern gebräuchlichen Bezeichnungen. Diese Systematik ist die Voraussetzung dafür, dass eine Recherche im Fachbestand überhaupt trifft.
Vereinheitlichung der Vergabedokumentation
Für alle sechs Vergabearten wurde die zutreffende Gliederung festgelegt und in einem Generator abgebildet. Nach Auswahl der Verfahrensart entsteht der Vorschlag in der passenden Struktur, vollständig im Corporate Design.
Fehlende Angaben führen zu gekennzeichneten Platzhaltern und einer abschließenden Ergänzungsliste, nicht zum Abbruch. Damit liegt in jedem Fall ein bearbeitbarer Entwurf vor.
Bauvertragskorrespondenz nach VOB
Für Initialschreiben und Antwortfall wurden die einschlägigen Schreiben abgebildet, unter anderem Behinderungsanzeige, Bedenkenanzeige und Nachtrag. Da Form und Frist bei diesen Schreiben rechtserheblich sind, erfolgte vor der Freigabe ein Test an realen Projektvorgängen.
Protokollführung und Leistungsverzeichnisprüfung
Für Besprechungs- und Baustellenprotokolle wurden die Fortschreibung offener Punkte, die Bildeinbindung und eine Erledigt-Logik umgesetzt, sodass die Historie eines Punktes über mehrere Besprechungen nachvollziehbar bleibt. Ergänzt wurde eine Prüffunktion für Leistungsverzeichnisse der Tiefbaugewerke.
Das Ergebnis
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Verfahrensgerechte Vergabedokumentation
Alle sechs Vergabearten sind abgebildet, die Dokumente sind untereinander einheitlich und für die Prüfung durch den Auftraggeber vorbereitet. -
Bearbeitbare Entwürfe trotz unvollständiger Angaben
Fehlende Angaben werden als Platzhalter ausgewiesen und in einer Ergänzungsliste geführt. -
Form- und fristgerechte Bauvertragskorrespondenz
Die Erstellung wurde vor der Freigabe an realen Projektvorgängen geprüft. -
Nachvollziehbare Protokollhistorie
Offene Punkte werden mit ihrer ursprünglichen Nummer fortgeschrieben, erledigte Punkte bleiben ausgewiesen. -
Treffsichere Recherche im Fachbestand
Über 80 Fachbegriffe sind mit ihren Synonymen verknüpft und machen den vorhandenen Bestand erschließbar.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Die Vereinheitlichung wiederkehrender Dokumente ist in erster Linie eine Frage der Festlegung, erst danach eine Frage der Umsetzung.
Begriffssystematik als Grundlage
Eine Aufstellung der im Büro gebräuchlichen Fachbegriffe mit ihren Varianten ist unabhängig von jeder technischen Lösung von Wert, für die Einarbeitung ebenso wie für jede spätere Recherchefunktion.
Gestaltung nach dem tatsächlichen Arbeitsablauf
Ein Entwurf mit gekennzeichneten Lücken ist im Tagesgeschäft verwertbar. Eine Abfolge von Rückfragen ist es nicht. Diese Gestaltungsentscheidung bestimmt die Nutzung stärker als die fachliche Tiefe.
Prüfung an realen Vorgängen vor Freigabe
Bei fristgebundenen Schreiben ist der Test an echten Projektvorgängen keine Vorsichtsmaßnahme, sondern Voraussetzung der Freigabe.
Was Büros vor einer solchen Vereinheitlichung fragen
Unterhalb der EU-Schwellenwerte die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb, die freihändige Vergabe und den Direktauftrag. Oberhalb der Schwellenwerte gelten die Verfahrensarten nach VgV und Abschnitt 2 der VOB/A. Jede Art hat eigene Voraussetzungen und Dokumentationspflichten.
Unverändert die Projektleitung. Das Verfahren erstellt einen vollständig gegliederten Entwurf und weist offene Angaben aus. Die fachliche Wertung und die Begründung der Verfahrenswahl bleiben eine Entscheidung des Büros.
Sie werden mit ihrer ursprünglichen Nummer aus dem Vorgängerprotokoll übernommen. Neue Punkte werden fortlaufend ergänzt, erledigte Punkte bleiben mit Status sichtbar. Damit bleibt die Historie über mehrere Besprechungen belegbar.
Nein. Confluence, Dokumentenmanagement und Netzlaufwerke blieben unverändert. Ein Systemwechsel wäre ein eigenständiges Vorhaben mit eigenem Risiko und für den angestrebten Nutzen nicht erforderlich.
Mit dem Dokumententyp, der am häufigsten anfällt und die höchste Qualifikation bindet. Die weiteren folgen, sobald der erste Nutzen im Betrieb sichtbar ist.
Vergleichbare Ausgangslage im eigenen Unternehmen
Binden Vergabevorschläge, Bauvertragskorrespondenz und Protokolle Projektleiterkapazität, lohnt eine Betrachtung der Mengengerüste. Ein Erstgespräch klärt, welcher Dokumententyp im Haus den größten Effekt erwarten lässt.