Referenzen / Fallstudie
Systematische Vertragsprüfung für ein inhabergeführtes TGA-Planungsbüro
Ein inhabergeführtes Planungsbüro für technische Gebäudeausrüstung mit überwiegend öffentlichen Auftraggebern trug erhebliche Risiken aus Verträgen, deren Tragweite sich erst in der Ausführung zeigte. Local4Local strukturierte die Vertragsprüfung als festen Verfahrensschritt vor der Angebotsabgabe und verankerte sie in einem prüfbaren Ablauf.
Technische Gebäudeausrüstung über alle Anlagengruppen
Inhabergeführt, Großraum München
Überwiegend öffentliche Hand
Hoher Anteil an Fachplaner- und Generalplanerverträgen
Risikoanalyse, Prüfverfahren, Verankerung im Angebotsprozess
18 Prüfmodule, vierstufige Risikobewertung, definierte KO-Kriterien
Wirtschaftliche Risiken entstehen im Vertrag, nicht in der Planung
Der wirtschaftliche Schaden in Planungsbüros entsteht selten durch einen Planungsfehler. Er entsteht durch Leistungen, die vertraglich beschrieben, im Honorar jedoch nicht abgebildet sind, und durch Haftungsregelungen, die über den geschuldeten Leistungsumfang hinausgehen.
Bei überwiegend öffentlichen Auftraggebern werden die Vertragsbedingungen gestellt, der Verhandlungsspielraum ist begrenzt. Die Steuerungsmöglichkeit liegt damit vollständig vor der Angebotsabgabe: in der Kenntnis des übernommenen Risikos und in der Entscheidung, ob und zu welchem Preis angeboten wird.
Die entscheidende Klausel steht selten in dem Kapitel, in dem sie thematisch zu erwarten wäre. Eine kapitelweise Prüfung übergeht sie systematisch.
Befunde der Ausgangsanalyse
Beschriebene, aber nicht vergütete Leistungen
Der Leistungsumfang benennt Anlagengruppen, die in der Honorarermittlung nicht auftauchen. Wird dies erst in der Ausführung festgestellt, bleibt die Wahl zwischen unvergüteter Leistung und einer Nachtragsverhandlung aus ungünstiger Position.
Systematisch übersehene Risikoklauseln
Verträge wachsen über Jahre, Bausteine werden aus anderen Verfahren übernommen. Erfolgshaftungen finden sich in Anlagen, Leistungserweiterungen im Terminkapitel, Vergütungsausschlüsse in Nebenbestimmungen zur Abrechnung. Eine ordentliche, aber kapitelweise Prüfung erfasst sie nicht.
Fehlende Verfahrensbindung
Die Prüfung fand statt, folgte jedoch keinem festgelegten Ablauf. Umfang und Tiefe hingen von der bearbeitenden Person und der verfügbaren Zeit ab. Damit war weder die Gleichmäßigkeit der Prüfung noch ihre Nachvollziehbarkeit gegeben.
Vorgehen
Definition der Prüfmodule
Der Prüfumfang wurde in 18 abgegrenzte Module gegliedert, darunter Leistungsumfang gegenüber Honorarermittlung, Haftung und Gewährleistung, Termine und Mitwirkungspflichten, Urheber- und Nutzungsrechte, Kündigung sowie Abrechnung und Zahlungsbedingungen. Die Module sind an den Vertragsarten des Büros ausgerichtet, nicht an einer allgemeinen Vertragssystematik.
Zwei Prüftiefen und vierstufige Risikobewertung
Der schnelle Modus liefert die Grundlage für die Entscheidung über eine Angebotsabgabe. Der ausführliche Modus dient der Stellungnahme gegenüber dem Auftraggeber. Jeder Befund wird in vier Stufen eingeordnet.
Die höchste Stufe ist als KO-Kriterium definiert und umfasst unter anderem garantierte Funktions- oder Verbrauchswerte. Eine dreistufige Skala führt in der Praxis dazu, dass Befunde überwiegend der mittleren Kategorie zugeordnet werden. Die vierte Stufe erzwingt eine Entscheidung.
Querschnittsprüfung und Selbstkontrolle
Nach der modulweisen Prüfung wird das gesamte Dokument einschließlich aller Anlagen erneut nach definierten Risikomustern durchsucht, unabhängig von deren Position. Vor der Ausgabe erfolgt eine Selbstkontrolle auf Vollständigkeit der Module und auf Belegbarkeit jedes Befundes durch eine Fundstelle. Ein Befund ohne Fundstelle wird nicht ausgegeben.
Verankerung im Angebotsprozess
Die Prüfung wurde als fester Schritt vor der Angebotsabgabe verankert. Ergänzend entstanden ein Organisationsassistent, der Sachfragen zu Prozessen und Zuständigkeiten beantwortet und dabei bewusst keine Rückwärtssuche nach Personen zulässt, sowie ein Dokument-Assistent, der Stellungnahmen unmittelbar in der Hausvorlage als Word und PDF ausgibt.
Das Ergebnis
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Vertragsprüfung als verbindlicher Verfahrensschritt
Jeder Planervertrag wird vor der Angebotsabgabe in gleichbleibendem Umfang geprüft, unabhängig von der bearbeitenden Person. -
Nachvollziehbare Befunde
Jeder Befund ist einem Modul zugeordnet, in vier Stufen bewertet und mit einer Fundstelle belegt. -
Erfassung verdeckter Regelungen
Die Querschnittsprüfung erfasst Klauseln unabhängig von ihrer Position im Dokument und in den Anlagen. -
Definierte Abbruchkriterien
Garantierte Funktions- oder Verbrauchswerte und vergleichbare Sachverhalte führen zu einer bewussten Entscheidung statt zu einer stillen Übernahme. -
Organisationswissen ohne Personenbezug
Zuständigkeiten und Abläufe sind abrufbar, eine Auswertung einzelner Beschäftigter ist ausgeschlossen.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Die Prüfung von Planerverträgen ist in erster Linie eine fachliche und organisatorische Aufgabe, keine ausschließlich juristische.
Fachliche Prüfung vor juristischer Bewertung
Die kritischen Stellen sind überwiegend fachlich begründet: eine fehlende Anlagengruppe, eine nicht abgegrenzte Schnittstelle, eine Leistung der Phase 8 in einem Vertrag über die Phasen 1 bis 7. Die anwaltliche Prüfung in kritischen Fällen bleibt davon unberührt.
Querschnittsprüfung als zweiter Durchgang
Eine Liste definierter Risikomuster, angewendet auf das gesamte Dokument einschließlich der Anlagen, erfasst genau die Regelungen, die eine kapitelweise Prüfung übergeht. Dies funktioniert auch ohne technische Unterstützung, dann mit entsprechendem Zeitaufwand.
Gleichmäßigkeit vor Einzelfallgründlichkeit
Der wirtschaftliche Wert liegt weniger in der besonders gründlichen Einzelprüfung als darin, dass jeder Vertrag denselben Prüfumfang durchläuft.
Was Inhaber vor einer solchen Umstellung fragen
Nein. Das Verfahren bereitet die Prüfung vor, indem es Fundstellen ermittelt, sie Risikobereichen zuordnet und nach festem Raster bewertet. Die Entscheidung trifft das Büro, in kritischen Fällen mit anwaltlicher Unterstützung. Der Nutzen liegt in der Gleichmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit.
Garantierte Funktions- oder Verbrauchswerte, da sie aus einer Planungsleistung eine Erfolgshaftung machen. Ferner pauschale Übernahmen fremder Leistungsbereiche ohne Honorarabbildung, unbegrenzte Nachbesserungspflichten und Fristen, deren Einhaltung von ungeregelter Mitwirkung Dritter abhängt.
Weil Verträge in der Reihenfolge geprüft werden, in der sie aufgebaut sind. Die risikorelevanten Regelungen stehen jedoch häufig in Anlagen oder in thematisch fremden Kapiteln. Ohne einen zweiten, querschnittlichen Durchgang bleibt diese Lücke bestehen.
Der Einrichtungsaufwand ist weitgehend unabhängig von der Unternehmensgröße. In inhabergeführten Büros kann ein einzelner Vertrag mit unvergüteten Anlagengruppen das Jahresergebnis wesentlich beeinflussen.
Durch die Ausgestaltung. Der Organisationsassistent beantwortet Sachfragen und nennt Rollen anlassbezogen. Eine Suche nach Personen und deren Vorgängen ist nicht vorgesehen. Diese Grenzen werden vor dem Aufbau festgelegt und mit der Belegschaft kommuniziert.
Vergleichbare Risikolage im eigenen Unternehmen
Werden regelmäßig Verträge öffentlicher Auftraggeber angenommen und zeigen sich Risiken erst in der Ausführung, liegt der wirksamste Ansatz in einer verbindlichen Vorprüfung. Ein Erstgespräch anhand eines typischen Vertrags klärt Umfang und Aufwand.