Referenzen / Fallstudie
Erschließung des Projektbestands und Steuerungsfähigkeit für ein österreichisches Planungsbüro
Ein österreichisches Ingenieurbüro für Verkehrs- und Bahnplanung mit knapp 100 Mitarbeitenden verfügte über einen sehr umfangreichen Projektbestand, dessen Erschließung an die Kenntnis einzelner Personen gebunden war. Local4Local führte eine unternehmensweite Wissensplattform ein, bildete die hauseigene Ordnungslogik als Projektzugang ab und schuf Auswertungsgrundlagen für Qualitätsmanagement und Gemeinkostensteuerung.
Verkehrs- und Bahnplanung, interdisziplinär
Österreich, Projekte im Bahnumfeld
Knapp 100 Mitarbeitende
Sehr großer Projektbestand, eigene KI-Arbeitsgruppe im Haus
Wissenserschließung, QM-Nachweis, Auswertung interner Kapazität
Einheitlicher Projektzugang, prüfbare QM-Konformität, steuerbare Gemeinkosten
Ein Bestand, dessen Erschließung an Personen gebunden war
Bei Infrastrukturprojekten mit mehrjährigen Laufzeiten und wechselnden Beteiligten ist die Frage, wann welche Festlegung getroffen wurde, Bestandteil der täglichen Arbeit. Die Antwort lag in Protokollen, Aktenvermerken und Postfächern verteilt vor, der Zugang war an die Kenntnis einzelner Personen gebunden.
Das Büro hatte bereits eine eigene Arbeitsgruppe zum Thema eingerichtet und verfügte über eine klare Vorstellung der Zielrichtung. Der Auftrag lag damit weniger in der Vermittlung des Themas als in der Umsetzungstiefe und in der Verankerung im Betrieb.
Eine Wissensplattform sollte die vorhandene Ordnungslogik des Unternehmens abbilden und keine neue einführen. Andernfalls konkurriert sie mit der gewachsenen Systematik statt sie zu erschließen.
Befunde der Ausgangsanalyse
Personengebundener Zugang zum Projektwissen
Die Erschließung zurückliegender Festlegungen setzte voraus, dass die zuständige Person verfügbar war. Bei Projekten über mehrere Jahre und mit wechselnder Besetzung ist diese Voraussetzung nicht dauerhaft gegeben.
Nicht nachweisbare QM-Konformität
Vorgaben zu Ordnerstruktur und Dateibenennung bestanden und waren Teil des Qualitätsmanagements. Ihre Einhaltung ließ sich über den Gesamtbestand jedoch nicht überprüfen. Eine Vorgabe ohne Prüfmöglichkeit verliert im Zeitverlauf ihre Wirkung.
Fehlende Steuerungsgrundlage für interne Kapazität
Projektstunden werden erfasst und abgerechnet. Die internen Stunden auf Gemeinkostenstellen, also Verwaltung, Akquise, Qualitätsmanagement und Weiterbildung, lagen für die Geschäftsführung nicht in steuerungsfähiger Form vor. Dort liegt jedoch ein erheblicher Teil der nicht fakturierbaren Kapazität.
Abweichender Rechtsrahmen
Vergabeverfahren richten sich in Österreich nach dem Bundesvergabegesetz. Verfahrensarten, Schwellenwerte und Begrifflichkeiten weichen von der deutschen Systematik ab. Deutsche Vorlagen sind nicht übertragbar, auch wenn sie oberflächlich vergleichbar erscheinen.
Vorgehen
Einführung mit begleitender Kommunikation
Die Plattform wurde unternehmensweit eingeführt und durch interne Kommunikation begleitet, bis hin zu einem Vorstellungsvideo für die Mitarbeiterversammlung. Die Akzeptanz einer Wissensplattform entsteht über Verständnis und Vertrauen, nicht über die Bereitstellung eines Zugangs.
Abbildung der hauseigenen Projektsystematik
Das Büro arbeitet mit Stamm- und Untergeschäftszahlen. Ein Großprojekt trägt eine Stammnummer, die einzelnen Abschnitte und Auftragsteile hängen als Untergeschäftszahlen daran. Diese Systematik ist über Jahre gewachsen und im Haus etabliert.
Der Projekt-Navigator bildet sie ab und wird damit zum einheitlichen Einstieg in jedes Projekt, über alle Untergeschäftszahlen hinweg.
Prüfbarkeit der QM-Vorgaben
Ein Prüfverfahren vergleicht Ordner- und Dateinamen mit den hinterlegten QM-Vorgaben und liefert konkrete Umbenennungsvorschläge. Ein Eingriff in die Ablage erfolgt ausdrücklich nicht, die Entscheidung verbleibt im Unternehmen. Ergänzend dokumentiert ein Auditverfahren die Prüfung strukturiert, sodass die Einhaltung erstmals über den Gesamtbestand belegbar ist.
Auswertung und fachliche Assistenz
Für die Geschäftsführung entstand eine Auswertung der Gemeinkostenstellen mit Ampellogik und Vorjahresvergleich, die die interne Kapazität steuerbar macht. Ergänzt wurden ein Aktenvermerk-Generator, ein Vergabeverfahren-Assistent in BVergG-Terminologie sowie ein Assistent zur Prüfung von Honorar-Nachforderungen.
Das Ergebnis
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Einheitlicher Projektzugang
Der Einstieg erfolgt über die gewohnte Geschäftszahlen-Systematik. Der Zugang zum Projektwissen ist nicht mehr an einzelne Personen gebunden. -
Nachweisbare QM-Konformität
Die Einhaltung der eigenen Vorgaben ist erstmals über den Gesamtbestand prüfbar und dokumentierbar. -
Kontrolle über die Ablage im Unternehmen
Das Prüfverfahren unterbreitet Vorschläge, ein automatischer Eingriff findet nicht statt. -
Steuerbare interne Kapazität
Die Gemeinkostenstunden liegen mit Ampellogik und Vorjahresvergleich in auswertbarer Form vor. -
Korrekte Terminologie im österreichischen Vergaberecht
Vergabe- und Honorarthemen werden durchgängig in der Begrifflichkeit des BVergG bearbeitet.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Entscheidend ist weniger der Umfang des Bestands als die Frage, ob die vorhandene Ordnungslogik übernommen oder ersetzt wird.
Die eigene Projektsystematik als Einstieg
Jedes gewachsene Büro verfügt über eine etablierte Ordnungslogik. Deren Übernahme ist mit überschaubarem Aufwand verbunden und für die Akzeptanz maßgeblich. Eine neu eingeführte Systematik konkurriert dauerhaft mit der alten.
Vorschlag statt Eingriff
Solange die abschließende Entscheidung im Unternehmen verbleibt, bleibt ein einzelner Fehlvorschlag folgenlos. Bei automatischen Eingriffen in eine gewachsene Ablage gilt dies nicht.
Interne Zahlen als übersehene Steuerungsgröße
Ein erheblicher Teil der nicht fakturierbaren Kapazität liegt auf Gemeinkostenstellen. Eine strukturierte Auswertung mit Vorjahresvergleich schafft dort kurzfristig Klarheit.
Was Geschäftsführungen vor einem solchen Vorhaben fragen
Nicht durch eine vorgeschaltete Bereinigung. Diese wäre ein eigenständiges Vorhaben mit offenem Ende. Der Bestand wird im vorhandenen Zustand erschlossen, die Qualität schrittweise über Prüfverfahren verbessert. So entsteht ab dem ersten Tag Nutzen.
Ordnerstruktur und Dateinamen gegen die hinterlegten QM-Vorgaben, etwa Reihenfolge und Format von Projektnummer, Datum, Dokumentart und Version. Abweichungen werden mit konkretem Korrekturvorschlag ausgewiesen.
Ein automatischer Eingriff in eine gewachsene Ablage kann Verknüpfungen, Verweise und eingespielte Arbeitsweisen beschädigen. Die Umbenennung bleibt daher eine bewusste Entscheidung im Unternehmen.
Das österreichische Bundesvergabegesetz regelt Vergaben einheitlich in einem Gesetz, während in Deutschland VOB, VgV und UVgO je nach Leistungsart und Schwellenwert nebeneinander stehen. Verfahrensarten, Fristen und Begriffe unterscheiden sich entsprechend. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
In der Regel verkürzt sie den Weg. Die interne Gruppe kennt Anwendungsfälle und Systemlandschaft und kann entscheiden. Von außen kommen Umsetzungserfahrung aus vergleichbaren Häusern und die Fachlogik, die andernfalls selbst zu erarbeiten wäre.
Vergleichbare Ausgangslage im eigenen Unternehmen
Ist der Zugang zum eigenen Projektbestand an einzelne Personen gebunden und lassen sich die eigenen QM-Vorgaben nicht überprüfen, sind das zwei Themen, die sich gemeinsam bearbeiten lassen. Ein Erstgespräch klärt, wie sich die vorhandene Projektsystematik abbilden lässt.