Blog / Fachbeitrag
Artikel 4 KI-VO im Ingenieurbüro: die Pflicht ist seit Juli 2026 weicher formuliert, der Nachweis bleibt
Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, etwas für die KI-Kompetenz ihres Personals zu tun. Um diese eine Vorschrift ist ein Markt aus Zertifikatskursen und Compliance-Paketen entstanden, in dem Bußgelder von 35 Millionen Euro genannt werden. Beides trifft die Lage in Ingenieur- und Planungsbüros nur ungenau. Der Digital Omnibus hat Artikel 4 im Juli 2026 neu gefasst und dabei entschärft. Was bleibt, ist die Frage, wer im Büro erfasst ist und was im Fall einer Nachfrage vorgelegt werden kann.
KI-Kompetenz des Personals nach Artikel 4 der KI-Verordnung
Jedes Büro, in dem Beschäftigte KI-Systeme beruflich nutzen, unabhängig von Größe und Fachrichtung
Die Pflicht richtet sich an den Betreiber, die Nachweisführung ist im Büroalltag nirgends geregelt
Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 3 Nummer 56, Artikel 4, Artikel 99, Artikel 113; Verordnung (EU) 2026/1744
Welcher Personenkreis unterwiesen wird und in welcher Form die Unterweisung belegt wird
Geltender Verordnungstext in der Fassung vom 27. Juli 2026
Der Adressat der Vorschrift ist der Betreiber, nicht der Entwickler
Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz des eigenen Personals und weiterer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung solcher Systeme befasst sind. Betreiber ist, wer ein KI-System beruflich einsetzt. Ein Planungsbüro, in dem ein allgemeines Sprachmodell für Textentwürfe oder ein Assistenzsystem in der Office-Umgebung läuft, fällt darunter. Die Vorschrift gilt seit dem 2. Februar 2025 und knüpft nicht an eine Risikoklasse an. Was KI-Kompetenz inhaltlich meint, bestimmt Artikel 3 Nummer 56: Fähigkeiten und Kenntnisse, die einen sachkundigen Einsatz erlauben und ein Bewusstsein für Chancen, Risiken und mögliche Schäden einschließen. Von Programmierkenntnissen ist dort nicht die Rede.
Die Neufassung vom Juli 2026 senkt den Maßstab, nicht die Anforderung an die Dokumentation
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt verkündet am 24. Juli 2026 und in Kraft seit dem 27. Juli 2026, wurde Artikel 4 ersetzt. Aus der Pflicht, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, ist die Pflicht geworden, deren Entwicklung durch geeignete Maßnahmen zu unterstützen. Fachlich ist das der Wechsel von einer Ergebnis- zu einer Bemühenspflicht. Geschuldet wird die Organisation der Unterweisung, nicht der Lernerfolg jeder einzelnen Person. Ein geprüftes Kompetenzniveau verlangt der Text nicht, ein Zertifikat ebenso wenig. Zahlreiche Anbieterseiten arbeiten weiterhin mit der strengeren Vorfassung, was die Einordnung im Markt derzeit erschwert.
Unverändert bleibt der zweite Strang. Seit dem 2. August 2026 greifen die Vorschriften zur Marktüberwachung, die nationalen Behörden sind zuständig und der Sanktionsrahmen der Verordnung ist anwendbar. Artikel 4 selbst ist im Bußgeldkatalog des Artikels 99 nicht als eigenständiger Tatbestand aufgeführt. Die in Werbetexten verbreitete Zuordnung eines Höchstbetrags zur fehlenden Schulung hat im Verordnungstext keine Grundlage. Mittelbar bleibt fehlende Kompetenz dennoch bedeutsam, weil sie Verstöße gegen andere Pflichten wahrscheinlicher macht und im Schadensfall als Organisationsmangel bewertet werden kann.
Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Der erfasste Personenkreis reicht im Planungsbüro über die Festangestellten hinaus
Der Wortlaut erfasst das Personal und andere Personen, die im Auftrag des Betreibers mit Betrieb und Nutzung befasst sind. In Ingenieur- und Planungsbüros ist genau das die praktisch schwierige Stelle, weil die Leistungserbringung regelmäßig über die Stammbelegschaft hinausreicht. Zu prüfen sind vier Gruppen: fest angestellte Fachkräfte, freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Zugriff auf die Bürosysteme, Nachunternehmer und Subplaner, die in den Projektablagen arbeiten, sowie Auszubildende und Werkstudenten, die Texte und Auswertungen vorbereiten. Wer für eine dieser Gruppen keine Regelung getroffen hat, hat die Vorschrift nicht vollständig umgesetzt, auch wenn die Belegschaft geschult ist.
Bei Bürogemeinschaften und Arbeitsgemeinschaften ist zusätzlich zu klären, wessen Systeme genutzt werden. Maßgeblich ist, in wessen Auftrag und auf wessen Infrastruktur gearbeitet wird, nicht die Frage, wer die Lizenz bezahlt.
Was eine Prüfung tatsächlich zeigen würde
Die Verordnung schreibt weder Umfang noch Format vor. Damit verschiebt sich die Frage von der Schulung auf die Ablage. Als belastbar hat sich in der Beratungspraxis ein Bestand aus fünf Dokumenten erwiesen, der ohne externe Zertifizierung auskommt.
| Dokument | Zweck | Verantwortung |
|---|---|---|
| Nutzungsregelung für KI-Systeme | Legt fest, welche Werkzeuge zugelassen sind, welche Inhalte eingegeben werden dürfen und wo die Freigabe liegt | Geschäftsführung |
| Unterweisungsunterlage | Inhaltlicher Nachweis, was vermittelt wurde | Benannte Person im Büro |
| Teilnahmenachweis mit Datum | Belegt, wer wann unterwiesen wurde | Personalstelle oder Sekretariat |
| Rollenzuordnung | Unterscheidet zwischen einfacher Nutzung und Verantwortung für Prüfung und Freigabe | Geschäftsführung |
| Nachtrag für Zugänge | Erfasst freie Mitarbeit und Nachunternehmer bei Vertragsschluss | Projektleitung |
Der Aufwand liegt nicht in der Erstellung, sondern in der Fortschreibung. Eine Nutzungsregelung, die auf ein Werkzeug verweist, das im Büro seit einem Jahr nicht mehr im Einsatz ist, wird im Streitfall eher als Beleg für fehlende Steuerung gelesen denn als Nachweis.
Die Abgrenzung zu den Themen, mit denen Artikel 4 regelmäßig vermischt wird
Drei Anforderungen werden in Angeboten häufig zusammengezogen, obwohl sie aus unterschiedlichen Quellen stammen und unterschiedlich zwingend sind. Erstens die KI-Kompetenz nach Artikel 4, eine Bemühenspflicht ohne eigenen Bußgeldtatbestand. Zweitens die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Verarbeitung, die sich aus der Datenschutz-Grundverordnung ergibt und bei Projektunterlagen mit Personenbezug eigenständig zu prüfen ist. Drittens die berufsrechtliche und werkvertragliche Verantwortung für das Planungsergebnis, die unabhängig von jeder Regulierung bei der unterzeichnenden Fachkraft liegt. Wer die drei Ebenen in einem einzigen Zertifikatskurs abzudecken versucht, erhält in der Regel für keine davon einen tragfähigen Nachweis.
Die Rolle einer KI-Beauftragten oder eines KI-Beauftragten schreibt die Verordnung nicht vor. In Büros ab etwa dreißig Beschäftigten spricht dennoch einiges für eine benannte Zuständigkeit, weil Fortschreibung und Zugangskontrolle sonst niemandem gehören. Das setzt voraus, dass die Rolle mit Zeitbudget hinterlegt wird.
Einordnung
Artikel 4 ist nach der Neufassung keine Vorschrift mehr, die ein Büro unter Zeitdruck setzt. Sie bleibt eine Vorschrift, deren Erfüllung sich nur zeigen lässt, wenn sie schriftlich niedergelegt wurde. Der Unterschied zwischen einem Büro, das die Pflicht erfüllt, und einem, das es nur annimmt, besteht in der Regel aus wenigen Seiten Text und einer Liste mit Datum. Ob darüber hinaus in Schulungsformate investiert wird, ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung und keine regulatorische. Nicht jedes Risiko aus dem Einsatz von KI im Planungsalltag lässt sich über Unterweisung steuern, ein Teil davon gehört in die Prüf- und Freigabewege der Fachbearbeitung.
KI-Kompetenz Schulung für Ingenieurbüros
Onlineschulung nach Artikel 4 KI-VO für Planungs- und Ingenieurbüros: Grundlagen, Rollen und Prüfpflichten im Büroalltag. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer erhält einen personalisierten Teilnahmenachweis, das Büro eine belegbare Unterweisung.
Was Büroleitungen zum Umgang mit KI-Anweisungen fragen
Ja. Die Vorschrift knüpft weder an eine Mindestgröße noch an eine Branche an. Maßgeblich ist allein, ob im Betrieb KI-Systeme beruflich genutzt werden.
Nein. Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst und aus der Pflicht, ein Kompetenzniveau sicherzustellen, die Pflicht gemacht, dessen Entwicklung durch Maßnahmen zu unterstützen. Die Vorschrift besteht damit fort, der Maßstab ist milder.
Artikel 4 ist im Bußgeldkatalog des Artikels 99 nicht als eigenständiger Tatbestand aufgeführt. Die verbreitete Angabe eines Höchstbetrags für fehlende Schulungen findet im Verordnungstext keine Stütze. Mittelbare Folgen über andere Pflichten und über die Organisationsverantwortung bleiben möglich.
Ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Interne Unterweisung, E-Learning und Workshop sind gleichwertig zulässig. Entscheidend ist, dass Inhalt, Teilnehmerkreis und Datum belegt werden können.
Der Wortlaut erfasst auch Personen, die im Auftrag des Betreibers mit der Nutzung befasst sind. Wer Zugriff auf die Systeme des Büros erhält, gehört damit in die Betrachtung. Üblich ist eine Regelung bei Vertragsschluss statt einer nachträglichen Einzelfallprüfung.
Seit dem 2. August 2026 gelten die Vorschriften zur Marktüberwachung und die nationalen Behörden sind zuständig. Die Zuordnung im Einzelnen richtet sich nach dem nationalen Durchführungsrecht und sollte vor einer Auskunft an Dritte im jeweils aktuellen Stand geprüft werden.
Eine Frage der Betriebsfähigkeit, nicht des Aufräumens
Steht im Büro die Frage an, welcher Personenkreis erfasst ist und wie der Nachweis aussehen soll? Wir ordnen den Bestand ein und legen die Zuständigkeiten fest.
Quellen
Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Artikel 4 im geltenden Verordnungstext, Fassung vom 27. Juli 2026.
Verordnung (EU) 2026/1744 (KI-Omnibus), Amtsblatt L vom 24. Juli 2026, ändert unter anderem Artikel 4 der KI-Verordnung.