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KI-Richtlinie, Unterweisung und Nachweise für Ingenieurbüros
In den meisten Planungsbüros wird künstliche Intelligenz längst genutzt. Meist ohne freigegebene Werkzeugliste, ohne Regel für Auftraggeberdaten und ohne benannte Zuständigkeit für die Freigabe von Ergebnissen.
Geregelt ist nicht, was gemeint war, sondern was aufgeschrieben ist.
Diese Leistung bringt beides zusammen: die Regeln, nach denen im Haus gearbeitet wird, und die Unterlagen, die das belegen. Vier bis sechs Wochen ab Aufnahme.
Artikel 4 KI-VO in der geltenden Fassung, dazu Anforderungen von Auftraggebern und Vergabestellen
Was am Ende im Büro gilt
Dokumentation ist nicht der Zweck dieser Leistung, sondern ihr Nebenprodukt. Der Zweck ist, dass geklärt ist, welche Werkzeuge genutzt werden dürfen, welche Daten hineindürfen, wer prüft und wer freigibt.
Wo das geklärt ist, lässt es sich auch belegen. Wo es nur belegt, aber nicht geklärt ist, hilft die schönste Mappe nicht.
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KI-Leitfaden für das Ingenieurbüro
Regelt auf wenigen Seiten, welche Werkzeuge im Haus zulässig sind, welche Daten hineindürfen und wer Ergebnisse prüft und freigibt. Die Grundlage für alles Weitere.
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Anbieter- und Vertragsprüfung
Hält fest, wo ein Werkzeug die Daten verarbeitet und welche Verträge dazu vorliegen. Der Nachweis gegenüber Auftraggebern und dem Datenschutz.
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Zuständigkeiten für den KI-Einsatz
Benennt, wer Werkzeuge freigibt, wer fachlich prüft und wer die Unterweisung nachhält. Erst mit besetzten Rollen wird die Richtlinie im Büro wirksam.
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Verzeichnis für Maßnahmen zu KI-Kompetenz
Führt alle Maßnahmen zur KI-Kompetenz fort, von der Grundschulung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitender. Die Übersicht, die eine Vergabestelle sehen will.
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Verzeichnis KI-Systeme
Erfasst jedes dienstlich eingesetzte System mit Zweck und Verantwortlichem. Beantwortet die Frage eines Auftraggebers, welche KI im Projekt arbeitet, bevor sie gestellt wird.
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Teilnahmenachweis für KI-Kompetenz
Belegt je Person, wer wann zu welchen Inhalten unterwiesen wurde. Wird für jede Teilnehmerin und jeden Teilnehmer der Unterweisung ausgestellt.
Was Artikel 4 der KI-Verordnung heute verlangt und was nicht
Artikel 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also auch an ein Ingenieurbüro, das solche Werkzeuge im Arbeitsalltag einsetzt. Nach der im Juli 2026 veröffentlichten Neufassung geht es um angemessene Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz. Vorgeschrieben sind weder ein bestimmter Kurs noch eine Stundenzahl noch ein Zertifikat, und einen eigenen Bußgeldtatbestand gibt es nicht.
Wer Ihnen ein Pflichtzertifikat verkauft, verkauft eine Pflicht, die es in dieser Form nicht gibt.
Die Frage, die bleibt, ist eine andere. Können Sie gegenüber einem Auftraggeber, einer Vergabestelle oder im Streitfall darlegen, welche Regeln in Ihrem Haus gelten, welche Werkzeuge freigegeben sind und wer davon Kenntnis hat. Dafür braucht es keine Zertifikate, sondern Unterlagen.
Der praktische Kern liegt weniger in der Unterweisung selbst als in ihrer Nachweisbarkeit. Ein Büro sollte auf Nachfrage darlegen können, wer wann zu welchen Inhalten unterwiesen wurde und welche Regeln seither gelten.
Inhalte und Ergebnisse der Leistung
Grundschulung für die Belegschaft
Funktionsweise und Grenzen generativer Systeme, typische Fehlerbilder im Planungsalltag, Umgang mit Projektdaten und personenbezogenen Daten, Prüfpflicht vor der Verwendung eines Ergebnisses sowie Kennzeichnung und Dokumentation. Die Beispiele stammen aus Protokollen, Leistungsverzeichnissen und Schriftverkehr.
Schriftliche Richtlinie für den Einsatz
Eine Regelung auf wenigen Seiten: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten eingegeben werden dürfen und welche nicht, wer Ergebnisse prüft und freigibt, wie mit Auftraggeberdaten und Fremdunterlagen zu verfahren ist und in welchem Weg neue Werkzeuge freigegeben werden.
Rollen und Zuständigkeiten
Festgelegt wird, wer Werkzeuge freigibt, wer fachlich prüft und wer die Unterweisung nachhält. Ohne benannte Rollen bleibt eine Richtlinie ein Papier ohne Wirkung.
Unterlagen für die Nachweisführung
Teilnehmerliste mit Datum und Inhalten, unterzeichnete Kenntnisnahme der Richtlinie sowie die Übersicht der freigegebenen Systeme mit Zweck und Verantwortlichem. Diese Unterlagen entstehen im Zuge der Schulung und verbleiben im Büro.
Anschluss an Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Wo KI-Werkzeuge personenbezogene Daten verarbeiten, greifen die Anforderungen der DSGVO weiter. Die Richtlinie wird mit Verarbeitungsverzeichnis und den Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 abgeglichen, damit nicht zwei Regelwerke nebeneinander stehen. Das setzt voraus, dass diese Unterlagen im Büro vorliegen.
Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Von der Aufnahme bis zur abgelegten Mappe in vier bis sechs Wochen
Aufnahme der eingesetzten Werkzeuge
Erhoben wird, welche Werkzeuge im Büro tatsächlich genutzt werden, einschließlich der von Einzelnen eigenständig eingesetzten. Diese Liste ist die Grundlage jeder Regelung.
Entwurf und Abstimmung der Richtlinie
Auf Basis der Aufnahme entsteht der Entwurf. Er wird mit Geschäftsführung, Datenschutz und Fachbereichen abgestimmt und auf die Systemlandschaft des Büros zugeschnitten.
Durchführung der Unterweisung
Grundschulung für alle, anschließend die rollenspezifischen Teile. Geschult wird an den Aufgaben, die im Büro anfallen, und an den Werkzeugen, die freigegeben sind.
Ablage der Nachweise und Fortschreibung
Die Unterlagen werden abgelegt, neue Mitarbeitende im Onboarding unterwiesen, neue Werkzeuge durchlaufen die Freigabe. Eine jährliche Überprüfung der Richtlinie ist vorgesehen.
Fragen zur Regelung, zur Unterweisung und zum Nachweis
Ja. Maßgeblich ist nicht die Größe des Büros, sondern ob im Haus KI-Systeme eingesetzt werden. Erfasst sind die Beschäftigten, die damit arbeiten, einschließlich freier Mitarbeiter im Auftrag des Büros.
Artikel 4 enthält keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Wirksam wird die Frage an anderer Stelle: beim Sorgfaltsmaßstab im Schadensfall, in Anforderungen von Auftraggebern und in Vergabeverfahren, die den geregelten Einsatz zunehmend abfragen. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Nein. Ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Gefordert wird in der Praxis der Nachweis, dass eine Unterweisung stattgefunden hat, mit Datum, Inhalt und Teilnehmern. Die Grundschulung umfasst einen halben Tag und wird nach Rollen ergänzt. Projektleitung und Fachbereiche arbeiten dabei an Beispielen aus der eigenen Projektarbeit, nicht an allgemeinen Digitalinhalten.
Die schriftliche Richtlinie, die Teilnehmerliste mit Datum und Inhalt der Unterweisung, die Rollenübersicht mit Verantwortlichkeiten und die Liste der freigegebenen Werkzeuge. Diese Unterlagen sind es, die bei Nachfragen vorgelegt werden.
Nein. Eingebracht wird die Praxis der Umsetzung auf Grundlage des geltenden Verordnungstextes. Die rechtliche Würdigung im Einzelfall bleibt bei Rechtsbeistand oder Datenschutzbeauftragtem des Büros.
Ist der Einsatz von KI im Büro nachweisbar geregelt?
Ein Erstgespräch klärt, welche Werkzeuge im Einsatz sind und welche Unterlagen für die Nachweisführung fehlen.