Blog / Fachbeitrag
Baustellenfotos in SharePoint: warum das Speicherkontingent zuerst an der Baudokumentation endet
Cloudspeicher gilt als elastisch. Wer Microsoft 365 einführt, nimmt in der Regel an, dass sich der Bedarf einer Projektbibliothek von selbst regelt, weil Speicher im Abonnement enthalten ist. Die Praxis in Ingenieur- und Planungsbüros widerspricht dieser Annahme, denn das SharePoint-Kontingent eines Tenants ist gedeckelt und wächst ausschließlich mit der Zahl der Lizenzen. Der größte Einzelposten entsteht dabei dort, wo ihn niemand verwaltet, nämlich in der Fotodokumentation der Baustelle.
Chris Dimanski, Geschäftsführer, local4local marketing GmbH, Mannheim · 2. September 2026
Das SharePoint-Kontingent beträgt 1 TB je Tenant plus 10 GB je Lizenz
Der Speicher eines Microsoft-365-Tenants folgt einer festen Formel aus 1 TB Grundkontingent je Organisation zuzüglich 10 GB je qualifizierter Lizenz. Dieser Pool gilt für alle SharePoint-Inhalte gemeinsam, also für Pläne, Angebote, Vergabeunterlagen, Teams-Dateien und Fotos. Ein eigenes Budget für Bilddaten sieht das Modell nicht vor. Ein Büro mit fünfzig Lizenzen verfügt danach über rund 1.500 GB im gesamten Tenant.
Das Grundkontingent skaliert nicht mit der Projektlast, sondern nur mit der Personalstärke. Wächst die Belegschaft nicht, wächst auch der Speicher nicht, während die Dokumentationspflicht mit jedem Projektjahr zunimmt. Zusätzlicher Speicher lässt sich über das Add-on Extra File Storage oder seit 2026 über eine verbrauchsabhängige Abrechnung hinzukaufen, jeweils zu einem Gigabyte-Preis, der deutlich über dem von Archivspeicher liegt.
Erschöpft sich das Kontingent, versetzt Microsoft betroffene Bereiche in einen schreibgeschützten Zustand. Der Zeitpunkt richtet sich nach dem Datenvolumen und nicht nach dem Projektstand. Für die Bauleitung bedeutet das einen Ausfall der laufenden Nachweisführung.
Fünf Grenzwerte bestimmen, wann eine Projektbibliothek an ihre Grenze stößt
Ein Pool ohne eigenes Budget für Bilddaten
Das Kontingent aus 1 TB plus 10 GB je Lizenz gilt für alle Inhalte gemeinsam. Fotos konkurrieren darin mit Plänen, Angeboten und Teams-Dateien. Seit der Umstellung auf die lizenzbezogene Kontingentprüfung im Jahr 2026 fällt früher auf, wenn ein Tenant über seiner Zuteilung liegt.
Versionen, Papierkorb und Aufbewahrung zählen mit
Neue Bibliotheken behalten standardmäßig bis zu 500 Hauptversionen je Datei, ein mehrfach hochgeladenes Foto belegt damit ein Vielfaches seiner Größe. Gelöschte Elemente bleiben bis zu 93 Tage im Papierkorb und zählen weiter gegen den Pool. Bei aktiven Aufbewahrungsrichtlinien kommt die Preservation Hold Library hinzu.
Ansicht und Synchronisierung brechen ein
Ab 5.000 Elementen je Ansicht werden Abfragen großer Bibliotheken unzuverlässig. Für die Synchronisierung empfiehlt Microsoft höchstens 300.000 Elemente je Gerät. Beides trifft zuerst die Bauleitung, die unterwegs auf die Bibliothek zugreift.
Eine Modellrechnung zeigt die Größenordnung des Fotobestands über fünf Jahre
Wie groß der Posten ausfällt, lässt sich ohne Messung im eigenen Tenant nicht sagen. Eine Modellrechnung mit offengelegten Annahmen zeigt aber die Größenordnung. Angenommen seien zehn Bauleitungen, fünfundzwanzig Fotos je Arbeitstag, zweihundertzwanzig Arbeitstage im Jahr und viereinhalb Megabyte je unkomprimiertem Bild vom Diensthandy.
Nach fünf Jahren liegt der kumulierte Bedarf allein für Fotos bei rund 1.240 GB. Ein Tenant mit fünfzig Lizenzen verfügt nach der genannten Formel über etwa 1.500 GB. Die Fotodokumentation beansprucht in diesem Modell also den überwiegenden Teil des gesamten Kontingents, bevor ein einziger Plan oder ein einziges Angebot mitgezählt ist. Wird jedes Bild auf etwa ein Fünftel seiner Ausgangsgröße gebracht, sinkt der Modellwert in eine Größenordnung von rund 250 GB.
Für die eigene Rechnung genügen drei Angaben, die sich ohne großen Aufwand erheben lassen: die durchschnittliche Dateigröße in den Projektbibliotheken, die Zahl der Uploads je Woche und der Anteil der Bilddaten am belegten Speicher. Erst diese Werte machen aus einer Modellrechnung eine Entscheidungsgrundlage.
Diese Zahlen sind Rechenbeispiele auf Basis der genannten Annahmen und keine gemessenen Ergebnisse aus einem konkreten Betrieb.
Die Aufbewahrung folgt aus Vertrag und Gesetz, nicht aus dem Speicherstand
Der Speicherverbrauch ist der sichtbare Teil des Problems, die Verwertbarkeit der eigentliche. Ein Foto mit der von der Kamera vergebenen Bezeichnung ist ohne Datum, Gewerk und Bauabschnitt weder suchbar noch einer Leistung zuzuordnen. Im Streit über Mängel oder Bauzeiten ist es damit von begrenztem Wert, weil sich der Bezug zum dokumentierten Sachverhalt nicht ohne zusätzliche Erklärung herstellen lässt. Die praktische Folge ist bekannt, dasselbe Motiv wird mehrfach hochgeladen, weil niemand den vorhandenen Nachweis wiederfindet.
Wie lange ein Nachweis vorzuhalten ist, ergibt sich nicht aus der Systemlandschaft, sondern aus Vertrag und Gesetz. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche bei Bauwerken beträgt nach § 13 Abs. 4 VOB/B vier Jahre und nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB fünf Jahre ab Abnahme. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO reichen für Teile der Projektunterlagen darüber hinaus. Wer Fotos unter Speicherdruck löscht, entscheidet damit über die eigene Beweislage.
Ein zweiter Punkt betrifft den Datenschutz. Auf Baustellenfotos sind regelmäßig Beschäftigte von Nachunternehmern erkennbar, und je nach Aufnahmesituation entstehen personenbezogene Daten, deren Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO eine Rechtsgrundlage und nach Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO eine begrenzte Speicherdauer voraussetzt. Wer die Bildablage ohnehin neu ordnet, klärt diese Frage sinnvollerweise in derselben Runde.
Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Vorgehen
Bei der Aufnahme
Die Kameraeinstellung auf dem Diensthandy wird begrenzt oder eine App gibt das Format vor. Das ist der billigste Weg, setzt aber Disziplin auf jedem einzelnen Gerät voraus und scheitert erfahrungsgemäß an Gerätewechseln und privaten Endgeräten.
Beim Upload
Ein Ablauf auf der Bibliothek erkennt die neue Datei, übergibt sie an einen Dienst zur Komprimierung und Umbenennung und legt das Ergebnis zurück. In der Microsoft-Welt lässt sich das mit Power Automate und einer Azure Function innerhalb des eigenen Tenants abbilden. Zu entscheiden sind der Kompressionsgrad, die Namenslogik und die Frage, ob das Original verworfen oder in einen günstigeren Archivspeicher überführt wird.
Nachträglich im Bestand
Derselbe Dienst läuft einmalig über bestehende Bibliotheken. Das wirkt sofort auf die Speicherbilanz, berührt aber bereits dokumentierte Vorgänge und verlangt deshalb eine ausdrückliche Freigabe durch die Projektverantwortung.
Festlegung von Qualitätsstufe und Zuständigkeit
In allen drei Fällen ist die maßgebliche Entscheidung dieselbe, nämlich welche Bildqualität für den Zweck der Baudokumentation ausreicht und wer diese Festlegung verantwortet. Sinnvoll ist eine Unterscheidung nach Dokumentationsanlass statt einer einheitlichen Stufe für alle Aufnahmen. Die Automatisierung führt eine Regel aus, sie ersetzt sie nicht.
Drei Voraussetzungen entscheiden, ob sich der Aufwand lohnt
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Gemessener Anteil der Bilddaten
Die Maßnahme trägt, sofern Bilddaten einen wesentlichen Anteil am belegten Speicher ausmachen und dieser Anteil vorher gemessen wurde. -
Namenslogik aus der Projektstruktur
Sie trägt, sofern die Namenslogik aus der Projektstruktur abgeleitet ist und damit die Zuordnung verbessert, statt sie nur zu vereinheitlichen. -
Benannte Zuständigkeit
Sie trägt, sofern eine benannte Stelle im Büro für die Regel, die Ausnahmen und den laufenden Betrieb verantwortlich ist.
Gegen die Komprimierung an der Quelle sprechen drei Einwände
Der Eingriff an der Quelle ist nicht in jedem Fall der richtige Weg. Drei Einwände sind ernst zu nehmen, bevor eine Verarbeitungsstrecke eingerichtet wird.
Beweiswert des Originals
Wer das Original verwirft, gibt Bildinformationen und unter Umständen Metadaten auf, die in einem Verfahren zur Klärung beitragen könnten. Ob eine komprimierte Fassung ausreicht, hängt vom Gegenstand ab, denn eine Rissdokumentation stellt andere Anforderungen als ein Baufortschrittsbild.
Verhältnismäßigkeit gegenüber Zusatzspeicher
Zusätzlicher Speicher lässt sich zukaufen, und bei kleinen Beständen kann das günstiger sein als der Betrieb einer eigenen Verarbeitungsstrecke, die überwacht, dokumentiert und bei Plattformänderungen angepasst werden muss. Ein Automatismus ohne benannte Zuständigkeit erzeugt eine neue Abhängigkeit, deren Ausfall zunächst niemandem auffällt.
Reihenfolge der Maßnahmen
Ein erheblicher Teil des Verbrauchs entsteht nicht durch die Dateigröße, sondern durch Versionierung, Mehrfachablage und fehlende Aussonderung. Wer diese Regeln nicht ordnet, komprimiert einen ungeordneten Bestand und verschiebt das Problem lediglich um einige Projektjahre.
Was Büroleitungen vor einer Umstellung fragen
Das Kontingent beträgt 1 TB je Organisation zuzüglich 10 GB je qualifizierter Lizenz. Der Pool gilt gemeinsam für alle SharePoint-Websites und Teams-Dateien. Ein Büro mit fünfzig Lizenzen verfügt danach über rund 1.500 GB. OneDrive wird davon getrennt je Benutzer zugeteilt.
Microsoft versetzt betroffene Bereiche in einen schreibgeschützten Zustand. Uploads und Änderungen sind dann nicht mehr möglich, bis Speicher freigegeben oder zusätzliches Kontingent erworben wird. Der Zeitpunkt richtet sich nach dem Datenvolumen und trifft laufende Projekte ohne Vorwarnung.
Ein unkomprimiertes Foto aus einer aktuellen Smartphonekamera liegt je nach Gerät und Einstellung typischerweise im Bereich von vier bis sechs Megabyte. Für die Baudokumentation ist ein erheblicher Teil dieser Auflösung ohne Erkenntniswert. Maßgeblich ist der Zweck der Aufnahme, nicht die technische Höchstqualität.
Ja. Gelöschte Elemente verbleiben bis zu 93 Tage im Papierkorb und zählen in dieser Zeit weiter gegen den Pool. Neue Bibliotheken behalten standardmäßig bis zu 500 Hauptversionen je Datei. Bei aktiven Aufbewahrungsrichtlinien kommt die Preservation Hold Library hinzu.
Das hängt vom Dokumentationsanlass und vom Beweisthema ab. Für Baufortschritt und Bauablauf genügt in der Regel eine reduzierte Auflösung, sofern Datum, Ort und Gewerk zuordenbar bleiben. Bei Schadensbildern empfiehlt sich die Archivierung des Originals. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Speicherknappheit ist eine Frage der Dokumentationsregeln
Ein voller Tenant erscheint als technisches Problem und stellt sich bei näherer Betrachtung als Frage nach den Regeln der Dokumentation dar. Die Formel für das Kontingent ist veröffentlicht, die Grenzwerte sind bekannt, und der Verlauf des Verbrauchs ist über wenige Annahmen abschätzbar. Was in der Regel fehlt, ist eine Festlegung darüber, in welchem Zustand ein Nachweis entsteht und wie lange er vorgehalten wird. Nicht jeder Speicherengpass löst sich auf diesem Weg, denn wo die Dokumentationspflicht selbst unklar ist, hilft eine geordnete Ablage nur begrenzt weiter.
Wird die Baudokumentation vollständig über Microsoft 365 geführt und steigt der belegte Speicher spürbar, ist der erste Schritt eine Messung des Bildanteils je Bibliothek. Ein Erstgespräch anhand des eigenen Tenants klärt Umfang und Reihenfolge der sinnvollen Maßnahmen.