Referenzen / Fallstudie
Vereinheitlichte Dokumentenerstellung für ein Planungsbüro mit vier Standorten
Ein Büro für TGA- und Energieplanung mit knapp 50 Mitarbeitenden an vier Standorten band erhebliche Kapazität in der formalen Erstellung wiederkehrender Projektdokumente. Local4Local ordnete diese Dokumententypen neu, ohne die gewachsenen Standortvorlagen anzutasten, und verlagerte den formalen Aufwand aus der Projektarbeit heraus.
Technische Gebäudeausrüstung und Energieplanung
Vier Standorte mit eigenem Briefkopf und eigenen Vorlagen
Knapp 50 Mitarbeitende
Protokolle, Aktennotizen und Bautagebücher im laufenden Betrieb
Entlastung der Projektarbeit von formaler Dokumentenerstellung
Vier Dokumentarten abgabefertig im Corporate Design des jeweiligen Standorts
Formaler Aufwand in einer Funktion mit hoher Qualifikation
Jeder der vier Standorte tritt vor Ort als eigener Ansprechpartner auf und führt einen eigenen Briefkopf sowie einen eigenen Adressblock. Für eine Vereinheitlichung der Dokumentenerstellung bedeutet dies, dass die Standortlogik abzubilden ist.
Eine Vereinheitlichung der Vorlagen selbst wäre der technisch einfachere Weg gewesen. Sie hätte jedoch einen gewachsenen und funktionierenden Marktauftritt zugunsten einer internen Vereinfachung aufgegeben und wurde daher verworfen.
Solange das Ergebnis eines Verfahrens noch manuell in eine Vorlage übertragen werden muss, bleibt der aufwendigste Arbeitsschritt bestehen und die erwartete Entlastung aus.
Befunde der Ausgangsanalyse
Manuelle Übertragung in die Vorlage
Der formale Rahmen eines Protokolls umfasst Standortkopf, Adressblock, Projektbezeichnung, Teilnehmerliste, Verteiler, Nummerierung sowie Spalten für Verantwortlichkeit und Termin. Dieser Rahmen wurde für jedes Dokument neu erstellt oder aus einem Vorgängerdokument übernommen und angepasst, ohne dass dieser Schritt ein fachliches Urteil erfordert.
Manuelle Fortschreibung offener Punkte
Das Protokollwesen im Bauwesen beruht auf der Fortschreibung. Bei manueller Pflege entfallen Punkte, Nummern werden doppelt vergeben, Stände veralten. Ein aus dem Protokoll entfallener Punkt wird nicht weiterverfolgt und ist im Streitfall nicht dokumentiert.
Wiederholte Beschaffung derselben Stammdaten
Projektnummer, Bezeichnung, Bauherr, Beteiligte und Baustellenadresse stehen in jedem Dokument und wurden für jedes Dokument erneut zusammengetragen, häufig aus einem älteren Schreiben.
Vorgehen
Abgrenzung der Dokumentarten
Besprechungsprotokoll, Baustellenprotokoll, Aktennotiz und Bautagebuch unterscheiden sich in Aufbau, Detailtiefe und Beweiszweck so deutlich, dass eine gemeinsame Lösung den Anforderungen nicht genügt hätte. Für jede Dokumentart wurde daher ein eigenes Verfahren aufgebaut.
Einbettung der Originalvorlagen
Jedes Verfahren verbindet eine fachliche Steuerung mit einem Generierungsschritt, in dem die Originalvorlage des Büros eingebettet ist. Ergebnis jedes Vorgangs ist eine Word-Datei im Corporate Design, keine formatierbedürftige Textausgabe.
Diese Festlegung entscheidet über den tatsächlichen Nutzen. Sie beseitigt den letzten manuellen Schritt und macht das Ergebnis unmittelbar versandfähig.
Einheitliche Konventionen über alle Dokumentarten
Die Standortabfrage erfolgt als erste Rückfrage, bevor ein Dokument erzeugt wird. Die Projektidentifikation erfolgt aus Teilangaben, eine Projektnummer ohne Bezeichnung oder eine Bezeichnung ohne Nummer genügt. Offene Punkte werden mit ihrer ursprünglichen Nummer aus dem Vorgängerprotokoll übernommen.
Die einheitliche Bedienung über alle vier Dokumentarten hinweg senkt den Einarbeitungsaufwand und erhöht die Nutzung im Alltag.
Das Ergebnis
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Abgabefertige Dokumente ohne Nachbearbeitung
Vier Dokumentarten entstehen als Word-Datei im Corporate Design des zutreffenden Standorts. -
Erhalt des gewachsenen Marktauftritts
Die Standortabfrage stellt den richtigen Briefkopf sicher. Eine Vereinheitlichung der Vorlagen war nicht erforderlich. -
Nachvollziehbare Protokollhistorie
Offene Punkte werden fortgeschrieben, Nummern bleiben über mehrere Besprechungen stabil, erledigte Punkte bleiben ausgewiesen. -
Bearbeitung aus Teilangaben
Projektstammdaten werden ergänzt. Eine vollständige Eingabe ist nicht erforderlich, was der Arbeitsweise im Außendienst entspricht. -
Entlastete Projektarbeit
Der formale Anteil der Dokumentenerstellung ist aus der Projektarbeit herausgelöst, die fachliche Verantwortung bleibt unverändert.
Übertragbarkeit auf vergleichbare Büros
Die Dokumentenerstellung ist ein Vorgang mit hoher Frequenz und geringem fachlichem Anspruch. Genau dort rechnet sich eine Vereinheitlichung am schnellsten.
Die Vorlage gehört in das Verfahren
Die erwartete Entlastung entsteht erst, wenn das Ergebnis eine abgabefertige Datei ist und nicht ein Text, der noch formatiert werden muss.
Mehrere Standorte erfordern keine Einheitsvorlage
Eine Abfrage zu Beginn des Vorgangs löst die Anforderung vollständig. Eine vorgeschaltete Vereinheitlichung verlagert ein Vorhaben zur Prozessverbesserung in ein Organisationsvorhaben und verzögert beides.
Verarbeitung unvollständiger Eingaben
Verfahren, die vollständige Angaben verlangen, werden im Baustellenalltag umgangen. Wer von der Baustelle kommt, hat die Projektnummer im Kopf, nicht die vollständige Bezeichnung.
Was Büros vor einer solchen Umstellung fragen
Indem die Originaldatei des Büros im Verfahren hinterlegt und befüllt wird, statt ein Dokument nachzubauen. Kopf, Schriften, Spalten und Fußzeile bleiben damit unverändert erhalten und das Ergebnis ist ohne weitere Bearbeitung versandfähig.
Das Besprechungsprotokoll dokumentiert Abstimmungen, Beschlüsse und Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Terminen. Das Baustellenprotokoll dokumentiert den Zustand vor Ort einschließlich Bautenstand, anwesender Firmen, Witterung, Behinderungen und Mängeln. Aufbau und Beweiszweck unterscheiden sich.
Die Erfassung vor Ort bleibt eine personelle Aufgabe. Automatisieren lassen sich die Übertragung in die Form, die Projektzuordnung, die fortlaufende Nummerierung und die Zusammenstellung. Als Beweismittel ist die formale Vollständigkeit hier von besonderer Bedeutung.
Sie werden gebündelt abgefragt, nicht einzeln. Bei der Projektidentifikation genügt eine Teilangabe. Ein Abbruch wegen fehlender Angaben ist nicht vorgesehen.
Nein. Das Verfahren übernimmt die Form, nicht den Inhalt. Prüfung und Freigabe verbleiben bei der zuständigen Fachperson.
Vergleichbare Ausgangslage im eigenen Unternehmen
Werden Protokolle im Büro noch manuell in die Vorlage übertragen, liegt dort gebundene Kapazität ohne fachlichen Ertrag. Ein Erstgespräch anhand der vorhandenen Vorlagen klärt Umfang und Aufwand.