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KI-Einführung im Ingenieurbüro ab 200 Mitarbeitenden: Daten, Infrastruktur und Schulung vor der Werkzeugwahl klären
In vielen Planungsbüros beginnt die Diskussion über künstliche Intelligenz mit der Frage, welches Werkzeug angeschafft werden soll. Ab einer Größe von etwa 200 Mitarbeitenden trägt dieser Einstieg selten. Mehrere Standorte, gewachsene Ablagen, ein Betriebsrat und Fachbereiche mit eigenen Arbeitsweisen machen aus der Werkzeugfrage eine Organisationsfrage. Dieser Beitrag ordnet, welche Entscheidungen zu Daten, Infrastruktur und Schulung vor der Werkzeugwahl stehen und an welchen Regelwerken sie sich ausrichten.
KI-Einführung in Planungsbüros ab 200 Mitarbeitenden
Ingenieur- und Planungsbüros mit mehreren Standorten, Fachbereichen und gewachsener Projektablage
Die Werkzeugfrage wird gestellt, bevor Daten, Infrastruktur und Schulung entschieden sind
Art. 4 EU-KI-Verordnung, Art. 28 und 44 ff. DSGVO, BSI-Gesetz zur NIS-2-Umsetzung, HOAI Leistungsphasen 6 und 7
Welche Daten die KI nutzen darf, auf welcher Infrastruktur sie läuft, wer Ergebnisse freigibt und wie geschult wird
Begleitung von mehr als 50 Planungsbüros im DACH-Raum, Stand November 2026
Drei Grundsatzentscheidungen vor der Werkzeugwahl
Ein Planungsbüro mit mehr als 200 Mitarbeitenden legt vor der Auswahl eines KI-Werkzeugs drei Dinge fest: welche Daten die KI nutzen darf und in welchem Zustand sie vorliegen, auf welcher Infrastruktur die Verarbeitung läuft und wer Ergebnisse freigibt, und wie die Beschäftigten befähigt und geschult werden. Erst auf dieser Grundlage lässt sich ein Werkzeug begründet auswählen, weil dann feststeht, was es leisten und welche Vorgaben es erfüllen muss.
In kleineren Büros lassen sich diese Fragen oft im Gespräch zwischen Inhaber und Projektleitung klären. Bei 200 und mehr Beschäftigten fehlt dieser kurze Weg. Werden die Grundsatzentscheidungen nicht ausdrücklich getroffen, trifft sie jede Abteilung für sich, und das Büro hat nach einem Jahr mehrere Werkzeuge, unterschiedliche Regeln und keinen gemeinsamen Nachweis darüber, was die Nutzung gebracht hat. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört seine frühe Einbindung zu diesen Grundsatzentscheidungen, damit die Einführung abgestimmt beginnt.
| Entscheidungsfeld | Leitfrage | Typische Fehlannahme | Festlegung vor dem Start |
|---|---|---|---|
| Daten | Welche Projekt- und Unternehmensdaten darf die KI lesen? | Die vorhandene Ablage ist ausreichend geordnet | Datenklassen, Berechtigungen, Ausschlüsse |
| Infrastruktur | Wo werden Daten verarbeitet und wer steuert den Zugriff? | Eine Unternehmenslizenz klärt den Datenschutz | Anbieterprüfung, Auftragsverarbeitung, Rechtekonzept |
| Schulung | Wer muss was können, und wie wird das nachgewiesen? | Ein Einführungsworkshop genügt | Rollenbezogene Inhalte, Multiplikatoren, Nachweisführung |
| Freigabe | Welche Ergebnisse dürfen ohne fachliche Prüfung weitergegeben werden? | Die KI liefert fertige Ergebnisse | Prüfpflicht je Dokumentart, benannte Verantwortliche |
Projektdaten als Grundlage jeder KI-Nutzung
Die Qualität einer KI-Anwendung im Planungsbüro hängt weitgehend davon ab, welche Unterlagen sie findet und wie verlässlich diese sind. Erläuterungsberichte, Protokolle, Leistungsverzeichnisse und Kostenermittlungen nach DIN 276 liegen in gewachsenen Büros häufig in mehreren Versionen, auf mehreren Laufwerken und mit uneinheitlicher Benennung vor. Eine KI, die auf diese Ablage zugreift, übernimmt deren Unordnung. Vor der Einführung steht deshalb eine Bestandsaufnahme der Ablagestrukturen, die zeigt, wo freigegebene Endstände liegen und wo Arbeitsstände.
Zur Bestandsaufnahme gehört eine einfache Klassifizierung. Bewährt haben sich vier Klassen: öffentlich zugängliche Unterlagen, interne Unterlagen, vertrauliche Unternehmensdaten und Unterlagen, die einer Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem Auftraggeber unterliegen. Gerade die vierte Klasse wird oft übersehen. Planungsverträge öffentlicher und gewerblicher Auftraggeber enthalten Geheimhaltungsklauseln, die auch die Verarbeitung durch externe Dienste betreffen können. Welche Verträge das sind, lässt sich nur über eine Durchsicht der Vertragsmuster klären.
Personenbezogene Daten stecken in Planungsunterlagen öfter, als es scheint: in Besprechungsprotokollen, Bautagebüchern, Mängellisten und im Schriftverkehr nach VOB/B. Wer diese Daten durch einen KI-Dienst verarbeiten lässt, braucht nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Liegt ein Standort oder ein Verarbeitungsort außerhalb der Europäischen Union, gelten zusätzlich die Regeln zur Übermittlung in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO. Für Anbieter aus den Vereinigten Staaten stützt sich die Übermittlung derzeit häufig auf das EU-US Data Privacy Framework, das das Gericht der Europäischen Union im September 2025 bestätigt hat. Ein Rechtsmittel dagegen ist beim Gerichtshof der Europäischen Union anhängig, weshalb die Rechtslage weiter beobachtet werden muss.
Infrastruktur zwischen Standardwerkzeug und eigener Plattform
Bei der Infrastruktur stehen Planungsbüros vor einer Abwägung zwischen schneller Verfügbarkeit und Steuerbarkeit. Allgemeine KI-Assistenten mit Unternehmenslizenz sind in wenigen Tagen nutzbar, kennen aber die Projektablage des Büros nicht. Plattformen, die auf die vorhandenen Laufwerke und das Dokumentenmanagement zugreifen, liefern fachlich bessere Ergebnisse, verlangen jedoch ein sauberes Rechtekonzept. Eigene Entwicklungen bieten die größte Anpassbarkeit und binden dauerhaft Personal für Betrieb und Pflege.
| Variante | Zugriff auf Projektdaten | Steuerbarkeit | Betriebsaufwand | Trägt in der Regel, wenn |
|---|---|---|---|---|
| Allgemeiner KI-Assistent mit Unternehmenslizenz | nur über hochgeladene Dateien | gering | gering | Texte, Recherche und Entwürfe ohne Projektbezug im Vordergrund stehen |
| KI in der vorhandenen Büroumgebung | über die Berechtigungen der Büroumgebung | mittel | gering bis mittel | die Ablage bereits geordnet und die Rechtevergabe gepflegt ist |
| Unternehmensplattform mit Agenten | über Konnektoren zu Laufwerken und Fachsystemen | hoch | mittel | wiederkehrende Vorgänge der Leistungsphasen abgebildet werden sollen |
| Eigene Entwicklung | frei festlegbar | sehr hoch | hoch | eine eigene Entwicklungsabteilung dauerhaft verfügbar ist |
In Büros dieser Größe übernimmt die KI die Berechtigungen der Ablage. Wer heute Zugriff auf alle Projektordner hat, findet über die KI auch alle Inhalte schneller. Vor dem Start gehört deshalb eine Prüfung der Rechtevergabe dazu, vor allem bei Personal-, Honorar- und Nachtragsunterlagen. Ebenso festzulegen sind Anmeldung über das zentrale Benutzerverzeichnis, Protokollierung der Nutzung und der Umgang mit privaten Konten, die Beschäftigte für dienstliche Zwecke bereits verwenden.
Seit dem 6. Dezember 2025 gilt in Deutschland das neue BSI-Gesetz zur Umsetzung der NIS-2-Richtlinie. Planungsbüros fallen in der Regel nicht unmittelbar in seinen Anwendungsbereich. Wer für Betreiber kritischer Infrastruktur plant, etwa in der Wasserwirtschaft, im Energiebereich oder im Verkehrswegebau, erhält die Anforderungen aber oft über die Verträge seiner Auftraggeber. Die Auswahl eines KI-Dienstes sollte deshalb mit den Sicherheitsanforderungen dieser Auftraggeber abgeglichen werden.
Schulung als rechtliche Pflicht und als Voraussetzung für Nutzung
Art. 4 der EU-KI-Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen. Mit dem Digital Omnibus von 2026 hat der europäische Gesetzgeber die Formulierung abgeschwächt, die Erwartung an Unternehmen bleibt jedoch bestehen. Für ein Planungsbüro heißt das: Wer KI einsetzt, sollte belegen können, dass die Beschäftigten die Grenzen der Werkzeuge kennen, mit vertraulichen Daten richtig umgehen und Ergebnisse fachlich prüfen.
Ein einheitlicher Workshop für alle reicht dafür in der Regel nicht aus. Geschäftsführung, Projektleitung und Sachbearbeitung nutzen KI für unterschiedliche Aufgaben und tragen unterschiedliche Verantwortung. Sinnvoll ist eine Schulung nach Rollen, ergänzt um Multiplikatoren in jedem Fachbereich und an jedem Standort, die Fragen im Alltag beantworten und Rückmeldungen aus der Praxis an die Verantwortlichen weitergeben.
| Rolle | Schulungsinhalt | Nachweis |
|---|---|---|
| Geschäftsführung und Bereichsleitung | Haftung, Risikoeinstufung, Steuerung und Messung des Nutzens | Teilnahme und beschlossene Richtlinie |
| Projektleitung | Einsatz je Leistungsphase, Prüfpflichten, Umgang mit Auftraggeberdaten | Teilnahme und Anwendung in einem realen Projekt |
| Sachbearbeitung und Assistenz | Bedienung, Datenklassen, Grenzen der Ergebnisse | Teilnahme und kurzer Wissenstest |
| Multiplikatoren | vertiefte Anwendung, Fehlersuche, Weitergabe im Team | Freigabe eines eigenen Anwendungsfalls |
Die Nachweisführung muss nicht aufwendig sein. Eine Teilnehmerliste, die beschlossene KI-Richtlinie und ein dokumentierter Anwendungsfall je Fachbereich genügen in vielen Fällen als belastbare Grundlage. Wichtiger als der Umfang ist, dass die Schulung mit der Einführung der Werkzeuge zusammenfällt. Inhalte, die Monate vor der ersten Nutzung vermittelt werden, sind bis dahin weitgehend vergessen.
Messbarkeit ab dem ersten Anwendungsfall
Viele Büros bewerten ihre KI-Nutzung nach einem Jahr anhand von Eindrücken. Das reicht für eine Investitionsentscheidung in dieser Größenordnung nicht aus. Belastbar wird der Nutzen erst, wenn vor der Einführung Ausgangswerte erfasst werden: der Zeitaufwand je Vorgang, die Zahl der Korrekturschleifen und die Zeit bis zur Freigabe. Diese Werte lassen sich für einzelne, wiederkehrende Vorgänge mit überschaubarem Aufwand bestimmen.
Ein Beispiel ist der Vergabevorschlag in den Leistungsphasen 6 und 7 der HOAI. In einem Ingenieurbüro für kommunale Infrastruktur schätzten die Projektleitungen den Aufwand je Vergabevorschlag vor der Einführung auf rund 16 Stunden und nach der Einführung einer KI-gestützten Prozesskette auf rund 6 Stunden. Die fachliche Wertung der Angebote und die Freigabe blieben dabei unverändert bei den Projektleitungen. Solche Werte sind Schätzungen der Beteiligten und keine wissenschaftliche Messung, sie geben der Geschäftsführung aber eine nachvollziehbare Grundlage für die Entscheidung über weitere Anwendungsfälle.
Nach der Erfahrung von local4local aus der Begleitung von mehr als 50 Planungsbüros wird die Messung dann verlässlich, wenn der KI-gestützte Vorgang in einer Arbeitsanweisung festgelegt ist. Solange die Nutzung freiwillig bleibt, vergleicht das Büro unterschiedliche Arbeitsweisen und keine Verfahren.
Grenzen einer zentralen KI-Entscheidung
Eine zentrale Entscheidung über Daten, Infrastruktur und Schulung hat auch Nachteile. Sie verlangsamt den Einstieg, und sie kann Fachbereiche ausbremsen, die mit eigenen Versuchen bereits weiter sind als der Rest des Büros. Eine Tragwerksplanung arbeitet mit anderen Unterlagen als eine Objektüberwachung, und nicht jeder Vorgang lässt sich mit demselben Werkzeug abbilden.
Der Gegensatz zwischen zentraler Ordnung und dezentralem Erproben lässt sich nicht vollständig auflösen. Tragfähig ist nach bisheriger Erfahrung ein Mittelweg: Verbindlich sind die Regeln zu Daten, Freigabe und Schulung, während die Auswahl der Anwendungsfälle bei den Fachbereichen bleibt. Wo ein Büro bewusst auf gemeinsame Standards verzichtet, etwa weil die Standorte wirtschaftlich eigenständig arbeiten, beschränkt sich die zentrale Entscheidung sinnvollerweise auf Mindestanforderungen.
KI-Reifegrad-Check für Planungsbüros
Fünf Dimensionen mit je fünf Fragen: Einführungsstand, Dokumentation und Nachweis, Wissensmanagement, Wertschöpfung in den Leistungsphasen sowie Kompetenz und Steuerung. Das Ergebnisblatt zeigt, was im Büro heute fehlt.
Was Büros vor der KI-Einführung fragen
Eine feste Grenze gibt es nicht. Sobald ein Büro mehrere Standorte oder einen Betriebsrat hat oder mehr als etwa 100 Beschäftigte KI nutzen, lassen sich Regeln zu Daten, Freigabe und Schulung kaum noch informell abstimmen. Ab etwa 200 Mitarbeitenden ist eine schriftliche Festlegung nach bisheriger Erfahrung der Regelfall.
Eine Unternehmenslizenz ist eine Voraussetzung, ersetzt aber weder den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO noch die Prüfung von Drittlandübermittlungen. Zusätzlich sind die Vertraulichkeitsklauseln der Auftraggeber und die Berechtigungen der eigenen Ablage zu prüfen.
Art. 4 verlangt seit Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten, die KI-Systeme nutzen. Der Digital Omnibus von 2026 hat den Wortlaut abgeschwächt. Eine rollenbezogene Schulung mit einfacher Nachweisführung bleibt für Planungsbüros der verlässliche Weg.
Das hängt von der Datenklasse ab. Öffentliche und interne Unterlagen sind in der Regel unkritisch, sofern der Anbieter vertraglich geprüft ist. Vertrauliche Unternehmensdaten und Unterlagen, die einer Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Auftraggeber unterliegen, brauchen eine ausdrückliche Freigabe.
Belastbar wird der Nutzen, wenn vor der Einführung Ausgangswerte für einzelne wiederkehrende Vorgänge erfasst werden, etwa der Aufwand je Vergabevorschlag oder je Protokoll. Nach der Einführung wird derselbe Vorgang erneut erfasst, idealerweise auf Grundlage einer verbindlichen Arbeitsanweisung.
Eine Frage der Organisation vor der Technik
Die Auswahl eines KI-Werkzeugs ist in Büros ab 200 Mitarbeitenden die letzte von mehreren Entscheidungen. Wer Daten, Infrastruktur, Freigabe und Schulung vorher festlegt, kann Werkzeuge begründet auswählen und den Nutzen belegen. Steht im Büro eine vergleichbare Entscheidung an, ordnet der Reifegrad-Check den Stand in fünf Dimensionen ein, ein Zielgespräch klärt die nächsten Schritte.
Quellen
Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Artikel 4, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744; Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 28 und 44 ff.; Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 zum EU-US Data Privacy Framework, bestätigt durch das Gericht der EU in der Rechtssache T-553/23; BSI-Gesetz in der Fassung des NIS-2-Umsetzungsgesetzes, in Kraft seit 06.12.2025; HOAI 2021, Leistungsphasen 6 und 7.