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KI standortübergreifend einführen: Wie interdisziplinäre Planungsteams zu einem gemeinsamen Arbeitsstand kommen
Ein KI-Pilot am Hauptsitz gelingt in vielen Planungsbüros überraschend schnell. Schwierig wird es beim zweiten Standort und beim dritten Fachbereich: andere Ablagen, andere Vorlagen, andere Gewohnheiten und manchmal ein anderes Rechtssystem. Nach einem Jahr hat jeder Standort seine eigene KI-Praxis, und die Geschäftsführung kann nicht sagen, was davon trägt. Dieser Beitrag beschreibt, wie Büros mit mehreren Standorten und interdisziplinären Teams KI so einführen, dass ein gemeinsamer Arbeitsstand entsteht.
Standortübergreifende KI-Einführung in interdisziplinären Planungsteams
Planungsbüros mit mehreren Standorten und Gewerken, teils mit Niederlassungen im Ausland
Jeder Standort entwickelt eine eigene KI-Praxis ohne gemeinsamen Maßstab
HOAI-Leistungsphasen, DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 42001, Art. 44 ff. DSGVO, ÖNORM und Bundesvergabegesetz in Österreich
Welche Vorgänge an allen Standorten gleich laufen, wer freigibt und wie neue Anwendungsfälle aufgenommen werden
Mandate in interdisziplinären Planungsunternehmen, Stand November 2026
Standortübergreifende KI-Einführung als Steuerungsaufgabe
Eine standortübergreifende KI-Einführung legt fest, welche Vorgänge in allen Standorten und Fachbereichen nach demselben Verfahren mit KI unterstützt werden, wer diese Verfahren freigibt und wie neue Anwendungsfälle aufgenommen werden. Sie verbindet zentrale Regeln zu Daten, Freigabe und Schulung mit dezentralen Ansprechpersonen, die die Anwendung vor Ort begleiten. Das Ergebnis ist ein Arbeitsstand, den jeder Standort kennt und an dem die Geschäftsführung den Fortschritt messen kann.
Die Aufgabe ist eher organisatorisch als technisch. Die Werkzeuge funktionieren an jedem Standort gleich, die Arbeitsweisen der Teams unterscheiden sich. Eine Technische Gebäudeausrüstung arbeitet mit anderen Unterlagen als eine Tragwerksplanung, ein Standort mit großem öffentlichen Auftragsanteil mit anderen Vorlagen als einer mit überwiegend gewerblichen Auftraggebern. Diese Unterschiede bestimmen, welche Teile einer KI-Anwendung gemeinsam sein können und welche nicht.
Typische Bruchstellen zwischen Standorten und Fachbereichen
Die Erfahrung aus verteilten Einführungen zeigt wiederkehrende Bruchstellen. Sie entstehen meist aus Unterschieden, die vor der Einführung niemand ausdrücklich festgehalten hat.
| Bruchstelle | Ursache | Folge ohne Festlegung | Festlegung |
|---|---|---|---|
| Ablagestruktur | Jeder Standort hat seine Ordnerlogik gewachsen | Die KI findet an einem Standort Endstände, am anderen Arbeitsstände | Gemeinsame Mindeststruktur für freigegebene Unterlagen |
| Vorlagen | Briefköpfe, Protokoll- und Berichtsvorlagen unterscheiden sich | KI-Ergebnisse passen nur an einem Standort zur Hausvorlage | Eine Hausvorlage je Dokumentart, standortbezogene Felder als Variable |
| Fachsprache | Gewerke benennen dieselben Dinge unterschiedlich | Suchen und Auswertungen über Fachbereiche hinweg liefern Lücken | Gemeinsames Glossar für Schnittstellenbegriffe |
| Freigabewege | Unterschiedliche Prüfgewohnheiten je Standort | Gleiche Ergebnisse werden unterschiedlich geprüft | Prüfpflicht je Dokumentart, gleich an allen Standorten |
| Rechtsraum | Standorte in Österreich, der Schweiz oder außerhalb der EU | Datenverarbeitung ist an einem Standort zulässig, am anderen nicht | Prüfung je Rechtsraum vor der Freischaltung |
Keine dieser Bruchstellen verlangt, dass alle Standorte gleich arbeiten. Festgelegt werden muss nur, was für eine gemeinsame KI-Anwendung gleich sein muss. Alles andere kann regional bleiben.
Klare Rollen für eine verteilte Einführung
In einem Büro mit mehreren Standorten trägt keine einzelne Person die Einführung allein. Bewährt hat sich eine Aufteilung in fünf Rollen, die jeweils über einen klar abgegrenzten Teil entscheiden. Wichtig ist, dass die Rollen benannt und mit Zeitbudget ausgestattet sind. Eine Multiplikatorin, die ihre Aufgabe neben voll ausgelasteten Projekten wahrnehmen soll, wird nach einigen Wochen nicht mehr gefragt.
| Rolle | Aufgabe | Entscheidet über |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Ziele, Budget, Priorität gegenüber dem Projektgeschäft | Richtlinie, Investitionen, Zielwerte |
| KI-Verantwortliche oder KI-Verantwortlicher | Steuerung der Einführung, Berichtswesen, Ansprechperson für Betriebsrat und Datenschutz | Reihenfolge der Anwendungsfälle, Freigabeverfahren |
| KI-Arbeitsgruppe | Vertreter aller Standorte und Fachbereiche, sammeln und bewerten Anwendungsfälle | Empfehlungen an die Geschäftsführung |
| Multiplikatoren je Standort und Fachbereich | Anwendung im Alltag begleiten, Rückmeldungen weitergeben | Praxistauglichkeit vor der Freigabe |
| Fachverantwortliche | Fachliche Prüfung neuer Anwendungsfälle | Freigabe für den produktiven Einsatz |
Die KI-Arbeitsgruppe ist das wichtigste Bindeglied zwischen den Standorten. Sie trifft sich in festem Takt, in der Regel monatlich, und arbeitet mit einer gemeinsamen Liste der Anwendungsfälle. Jeder Anwendungsfall bekommt einen Steckbrief mit Zweck, betroffenen Leistungsphasen, Datenquellen, Prüfpflicht und Ausgangswert. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Vorgang zuerst umgesetzt wird und ein anderer später.
Anwendungsfälle entlang der Leistungsphasen ordnen
Werden Anwendungsfälle nach Standorten verteilt, entstehen Insellösungen. Tragfähiger ist eine Ordnung entlang der Leistungsphasen der HOAI, weil sie allen Fachbereichen gemeinsam ist. Ein Vorgang wie das Besprechungsprotokoll kommt in jeder Leistungsphase und in jedem Gewerk vor. Die Prüfung von Planunterlagen in den Leistungsphasen 3 und 5, die Kostenermittlung nach DIN 276, die Vergabe in den Leistungsphasen 6 und 7 und die Objektüberwachung in Leistungsphase 8 betreffen mehrere Fachbereiche zugleich.
Für den Start eignen sich Vorgänge, die alle Standorte und Fachbereiche betreffen und deren Ergebnis eine klare Form hat: Protokolle, Schriftverkehr nach VOB/B, Erläuterungsberichte, Vergabevorschläge. Fachspezifische Anwendungen wie die Auswertung von Laborberichten in der Geotechnik oder die Prüfung von Anlagenbeschreibungen in der Technischen Gebäudeausrüstung folgen danach. Diese Reihenfolge sorgt dafür, dass alle Standorte früh Nutzen sehen und die Akzeptanz nicht an einem einzelnen Fachbereich hängt.
An den Schnittstellen zwischen Gewerken liegt ein zusätzlicher Nutzen. Eine KI, die Unterlagen mehrerer Fachplaner kennt, kann Widersprüche zwischen Leistungsverzeichnis, Plänen und Baubeschreibung erkennen, die in der getrennten Bearbeitung leicht übersehen werden. Voraussetzung ist, dass die Fachbereiche ihre Unterlagen in einer gemeinsamen Struktur ablegen.
Arbeitsanweisungen als verbindlicher Standard
Solange die Nutzung von KI freiwillig ist, arbeitet jeder Standort nach eigenen Gewohnheiten. Ein gemeinsamer Arbeitsstand entsteht erst, wenn ein freigegebener Anwendungsfall in einer Arbeitsanweisung festgelegt ist: welcher Agent oder welches Werkzeug für welchen Vorgang eingesetzt wird, welche Unterlagen einfließen, wer das Ergebnis prüft und in welcher Vorlage es ausgegeben wird.
Die Arbeitsanweisung ist auch die Grundlage für die Messung. Erst wenn alle Standorte denselben Vorgang nach demselben Verfahren bearbeiten, lässt sich der Aufwand vergleichen. Für das Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 fügt sich die Arbeitsanweisung in die vorhandene Prozessdokumentation ein. Büros, die ein KI-Managementsystem nach ISO/IEC 42001 anstreben, schaffen damit zugleich einen Teil der geforderten Dokumentation.
Schulung in verteilten und interdisziplinären Teams
Schulungen nur am Hauptsitz erreichen die anderen Standorte schlecht. Bewährt hat sich eine Kombination aus kurzen Präsenzterminen an jedem Standort, in denen an echten Projekten des Standorts gearbeitet wird, und aufgezeichneten Einheiten, die neue Beschäftigte jederzeit abrufen können. Die Präsenztermine übernehmen die Multiplikatoren des Standorts gemeinsam mit der zentral verantwortlichen Person, damit Inhalte überall gleich vermittelt werden.
In interdisziplinären Teams lohnt es sich, Schulungen nach Vorgängen zu ordnen statt nach Fachbereichen. Eine gemeinsame Einheit zum Besprechungsprotokoll oder zur Planprüfung bringt Tragwerksplanung, Technische Gebäudeausrüstung und Objektplanung an einen Tisch und macht sichtbar, wo die Gewerke an den Schnittstellen unterschiedliche Erwartungen haben. Fachspezifische Vertiefungen folgen in kleineren Gruppen. Für die Nachweisführung nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung genügt in der Regel eine zentrale Teilnehmerliste mit Zuordnung zu Standort und Rolle.
Ein gemeinsames Berichtswesen über alle Standorte
Ohne gemeinsames Berichtswesen bleibt der Fortschritt einer verteilten Einführung unsichtbar. Die Geschäftsführung braucht in festem Takt, etwa monatlich, einen kurzen Bericht mit wenigen Kennzahlen: Zahl der freigegebenen Anwendungsfälle, aktive Nutzerinnen und Nutzer je Standort, Aufwand je Vorgang im Vergleich zum Ausgangswert und offene Entscheidungen. Mehr Kennzahlen erhöhen den Aufwand, ohne die Entscheidung zu verbessern.
Der Vergleich zwischen Standorten dient dabei der Steuerung. Nutzt ein Standort einen freigegebenen Anwendungsfall deutlich seltener als die anderen, liegt die Ursache häufig in der Ablage, in einer abweichenden Vorlage oder in fehlender Begleitung vor Ort. Der Bericht zeigt, wo die Multiplikatoren nachsteuern müssen, und gibt der KI-Arbeitsgruppe eine sachliche Grundlage für ihre Empfehlungen.
Standorte in unterschiedlichen Rechtsräumen
Hat ein Büro Standorte in Österreich, gilt dort wie in Deutschland die Datenschutz-Grundverordnung. Fachlich unterscheiden sich jedoch die Regelwerke, etwa ÖNORM statt DIN und das Bundesvergabegesetz statt VgV und VOB/A, sodass Agenten für die Vergabe oder für Normenabgleiche getrennt konfiguriert werden müssen. In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz, das die Europäische Kommission als angemessen anerkennt. Standorte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und der als angemessen anerkannten Staaten verlangen für jede Datenübermittlung eine eigene Prüfung nach Art. 44 ff. DSGVO.
In der Praxis bewährt sich eine Freischaltung je Rechtsraum: Ein Anwendungsfall wird erst dann an einem ausländischen Standort eingesetzt, wenn Datenschutz und fachliche Regelwerke für diesen Standort geprüft sind. Das verlangsamt die Einführung an diesen Standorten, vermeidet aber, dass eine zentrale Freigabe stillschweigend für Rechtsräume gilt, für die sie nie geprüft wurde.
Erfahrungen aus einem interdisziplinären Planungsunternehmen
Ein interdisziplinäres Planungsunternehmen in Sachsen hat die Überführung seiner KI-Nutzung in den Regelbetrieb an einer einzigen Zählgröße ausgerichtet: dem produktiv gesetzten Agenten. Als produktiv gilt ein Agent erst, wenn er einen Steckbrief hat, die festgelegten Testkriterien an realen Projekten erfüllt und durch die Fachverantwortlichen freigegeben ist. Für einen Zeitraum von zwölf Monaten wurden priorisierte Anwendungsfälle, eine Zielzahl produktiver Agenten, zwei durchgängige Prozessketten und fünf geschulte Multiplikatoren vereinbart.
Das Vorgehen legt eindeutig fest, was als fertig gilt. Ein Agent, der nur an einem Standort gelegentlich genutzt wird, zählt dabei nicht mit, einer, der nach Freigabe in allen Abteilungen im Projektgeschäft läuft, dagegen schon. Mit dieser Festlegung stützt sich die Geschäftsführung bei der Bewertung auf Nachweise statt auf Eindrücke.
Grenzen einer einheitlichen Einführung
Ein gemeinsamer Arbeitsstand hat seinen Preis. Standorte, die mit eigenen Versuchen weiter sind, müssen sich an ein gemeinsames Verfahren anpassen, und neue Ideen brauchen länger bis zum Einsatz. Wer das unterschätzt, verliert gerade die engagiertesten Beschäftigten, die KI aus eigenem Antrieb vorangebracht haben.
Ein Ausweg ist eine offene Erprobungsphase für neue Anwendungsfälle, die außerhalb der Arbeitsanweisungen läuft, aber in der KI-Arbeitsgruppe bekannt ist. Was sich bewährt, wird in den Standard überführt. Nicht jedes Büro braucht diese Ordnung im vollen Umfang. Bei zwei Standorten mit ähnlichem Leistungsbild genügen oft eine gemeinsame Richtlinie und eine Person, die beide Standorte begleitet.
KI-Reifegrad-Check für Planungsbüros
Fünf Dimensionen mit je fünf Fragen: Einführungsstand, Dokumentation und Nachweis, Wissensmanagement, Wertschöpfung in den Leistungsphasen sowie Kompetenz und Steuerung. Das Ergebnisblatt zeigt, was im Büro heute fehlt.
Was Büros mit mehreren Standorten fragen
Geeignet sind Vorgänge, die an allen Standorten und in allen Fachbereichen vorkommen und deren Ergebnis eine feste Form hat, etwa Besprechungsprotokolle, Schriftverkehr nach VOB/B, Erläuterungsberichte und Vergabevorschläge. Fachspezifische Anwendungen folgen danach.
Als Richtwert gilt eine Person je Standort und je großem Fachbereich, mit festem Zeitbudget für die Aufgabe. Die Multiplikatoren sollten außerdem vor jeder Freigabe eines Anwendungsfalls gehört werden.
Ein Steckbrief beschreibt Zweck, betroffene Leistungsphasen, Datenquellen, Prüfpflicht, verantwortliche Person und den Ausgangswert vor der Einführung. Er ist die Grundlage für Priorisierung, Freigabe und spätere Messung.
Nein. Für Standorte in anderen Rechtsräumen sind Datenschutz und fachliche Regelwerke gesondert zu prüfen, etwa ÖNORM und Bundesvergabegesetz in Österreich. Bewährt hat sich eine Freischaltung je Rechtsraum.
Ein Agent gilt als produktiv, wenn er einen Steckbrief hat, die festgelegten Testkriterien an realen Projekten erfüllt, durch die Fachverantwortlichen freigegeben ist und in einer Arbeitsanweisung als Standard festgelegt wurde.
Ein gemeinsamer Arbeitsstand entsteht durch Festlegung
Ein KI-Pilot zeigt, was möglich ist. Ein gemeinsamer Arbeitsstand über Standorte und Fachbereiche entsteht erst durch benannte Rollen, freigegebene Arbeitsanweisungen und ein Berichtswesen, das alle Standorte umfasst. Steht im Büro eine vergleichbare Entscheidung an, zeigt der Reifegrad-Check den Stand bei Einführung, Dokumentation und Steuerung, ein Zielgespräch klärt die nächsten Schritte.
Quellen
HOAI 2021, Leistungsbilder und Leistungsphasen; DIN EN ISO 9001:2015; ISO/IEC 42001:2023; Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 44 ff.; Bundesgesetz über den Datenschutz der Schweiz (DSG), in Kraft seit 01.09.2023; Bundesvergabegesetz 2018 (Österreich); Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Artikel 4.