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KI bei Zusammenschlüssen von Planungsbüros: Was bei Zukauf, Fusion und Kooperation zu klären ist
Zusammenschlüsse von Ingenieur- und Architekturbüros nehmen zu. Häufig ist die ungelöste Nachfolge in inhabergeführten Büros der Anlass, zunehmend bündeln auch Finanzinvestoren mehrere Büros auf gemeinsamen Plattformen. Erwartet werden gemeinsame Standards und Synergien, tatsächlich bringt jedes Büro eigene Programme, Ablagen und eigene Versuche mit KI mit. Dieser Beitrag ordnet, was beim Thema KI vor und nach einem Zukauf, bei einer Verschmelzung und in Kooperationen wie Arbeitsgemeinschaften zu klären ist.
KI bei Zukauf, Verschmelzung und Kooperation von Planungsbüros
Gruppen und Plattformen von Ingenieur- und Architekturbüros, Nachfolgelösungen, Arbeitsgemeinschaften
Jedes Büro bringt eigene Werkzeuge, Ablagen und KI-Versuche mit, ein gemeinsamer Standard fehlt
Art. 26 und 28 DSGVO, Erwägungsgrund 48 DSGVO, HOAI 2021
Welche KI-Regeln ab dem ersten Tag gelten und in welcher Reihenfolge die Büros überführt werden
Begleitung von Planungsbüros und Gruppen im DACH-Raum, Stand November 2026
KI-Integration als Teil der Integration nach dem Zusammenschluss
Schließen sich Planungsbüros zusammen, gehört die KI-Nutzung in die Integrationsplanung nach dem Zusammenschluss. Zu klären sind drei Fragen: welche KI-Werkzeuge und Daten jedes Büro mitbringt, welche gemeinsamen Regeln ab dem ersten Tag gelten und in welcher Reihenfolge die Büros auf einen gemeinsamen Standard überführt werden. Werden diese Fragen nicht beantwortet, entstehen innerhalb einer Gruppe unterschiedliche Datenschutzniveaus, doppelte Lizenzen und Anwendungen, die sich nicht übertragen lassen.
Die KI-Frage unterscheidet sich von der klassischen IT-Integration. Bei Programmen wie AVA-Software oder CAD lässt sich oft ein Werkzeug für alle festlegen. Bei KI hängt der Nutzen dagegen an den Arbeitsabläufen, den Vorlagen und dem Erfahrungswissen der einzelnen Büros. Eine Integration, die nur Lizenzen vereinheitlicht, verschenkt diesen Teil.
Drei Formen der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Pflichten
Je nach Form des Zusammenschlusses gelten unterschiedliche Spielräume. Entscheidend ist, ob die Büros rechtlich eigenständig bleiben und wie eng sie fachlich zusammenarbeiten sollen.
| Form | Rechtliche Stellung der Büros | Gemeinsame Daten | Typische Festlegung zur KI |
|---|---|---|---|
| Zukauf in eine Gruppe oder Plattform | Gesellschaften bleiben eigenständig | nur auf Grundlage einer Rechtsgrundlage zwischen den Gesellschaften | Gemeinsamer Maßstab, Umsetzung je Gesellschaft |
| Verschmelzung zu einer Gesellschaft | ein Unternehmen, ein Verantwortlicher | innerhalb eines Verantwortlichen | Ein Standard, gemeinsame Ablage, eine Richtlinie |
| Kooperation oder Arbeitsgemeinschaft | Partner bleiben vollständig eigenständig | nur projektbezogen und vertraglich geregelt | Regeln für das gemeinsame Projekt, keine gemeinsame Infrastruktur |
Die häufigste Form ist der Zukauf in eine Gruppe, deren Gesellschaften eigenständig bleiben. Gerade hier ist der Spielraum für eine gemeinsame KI-Infrastruktur kleiner, als es die gemeinsame Eigentümerschaft vermuten lässt.
Prüfung der KI- und Datenlage vor dem Erwerb
Vor einem Zukauf prüfen Käufer üblicherweise Finanzen, Recht, Steuern und zunehmend die IT. Die Frage, wie belastbar Daten und Abläufe des Zielbüros für eine spätere KI-Nutzung sind, bleibt dabei oft offen. Sie lässt sich in wenigen Tagen klären, wenn die Prüfung auf wenige Punkte begrenzt wird: Zustand und Struktur der Projektablage, eingesetzte KI-Werkzeuge einschließlich privat genutzter Konten, bestehende Verträge zur Auftragsverarbeitung, Vertraulichkeitsklauseln in laufenden Planungsverträgen, Schulungsstand der Beschäftigten und die Abhängigkeit von einzelnen Personen.
| Prüfpunkt | Leitfrage | Warnsignal |
|---|---|---|
| Projektablage | Sind freigegebene Endstände eindeutig auffindbar? | Mehrere Versionen ohne Kennzeichnung, Ablage auf persönlichen Laufwerken |
| KI-Werkzeuge | Welche Dienste werden genutzt, mit welchen Konten? | Dienstliche Nutzung über private Konten ohne Vertrag |
| Verträge | Bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Anbietern? | Fehlende Verträge oder ungeprüfte Drittlandübermittlung |
| Auftraggeberverträge | Erlauben die Planungsverträge die Verarbeitung durch externe Dienste? | Geheimhaltungsklauseln ohne Prüfung der KI-Nutzung |
| Schulung | Ist die KI-Kompetenz der Beschäftigten belegt? | Keine Richtlinie, keine Teilnahmenachweise |
| Wissen | Ist das Erfahrungswissen dokumentiert? | Vorlagen und Kalkulationsgrundlagen nur beim Inhaber |
Der letzte Punkt wiegt bei inhabergeführten Büros besonders schwer. Scheidet der Alteigentümer nach einer Übergangszeit aus, geht mit ihm oft Wissen über Auftraggeber, Verfahren und Kalkulationsgrundlagen. KI-gestützte Verfahren können einen Teil dieses Wissens dokumentieren, etwa in Vorlagen, Prüfregeln und Arbeitsanweisungen. Das gelingt allerdings nur, wenn die Dokumentation vor dem Ausscheiden beginnt.
Eine solche Prüfung ergänzt die IT-Due-Diligence und ersetzt sie nicht. Sie liefert dem Käufer ein Risikobild und eine erste Einschätzung, mit welchem Aufwand das Zielbüro in den gemeinsamen Standard überführt werden kann.
Datenschutz in Gruppen ohne Konzernprivileg
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kennt kein Konzernprivileg. Gesellschaften derselben Gruppe sind datenschutzrechtlich eigenständige Verantwortliche, und jede Übermittlung personenbezogener Daten zwischen ihnen braucht eine eigene Rechtsgrundlage. Erwägungsgrund 48 der DSGVO erkennt zwar ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung für interne Verwaltungszwecke innerhalb einer Unternehmensgruppe an, eine pauschale Freigabe für gemeinsame KI-Anwendungen ergibt sich daraus aber nicht.
Betreibt eine Gruppe eine gemeinsame KI-Plattform, für die eine Gesellschaft den Betrieb übernimmt, braucht es in der Regel Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen den Gesellschaften. Legen mehrere Gesellschaften Zwecke und Mittel gemeinsam fest, kommt eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO in Betracht. Welche Konstellation vorliegt, hängt vom tatsächlichen Aufbau ab und sollte vor dem Start geklärt sein.
Bei einer Verschmelzung kommen arbeitsrechtliche Fragen hinzu. Wo Betriebsräte bestehen, ist eine gemeinsame Regelung zur KI-Nutzung früh mit ihnen abzustimmen.
Ein Fahrplan für die ersten Monate nach dem Zukauf
In den ersten Monaten nach einem Zukauf konkurriert die KI-Frage mit vielen anderen Integrationsaufgaben. Bewährt hat sich ein gestufter Fahrplan, der zuerst Risiken begrenzt und erst danach gemeinsame Anwendungen aufbaut.
| Zeitraum | Festlegung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Erste 30 Tage | Geltende KI-Richtlinie der Gruppe übernehmen, Umgang mit privaten Konten und vertraulichen Daten regeln | Ein Mindeststandard, der ab sofort für alle gilt |
| Bis Tag 100 | Bestandsaufnahme der KI-Nutzung, Zuordnung zu den gemeinsamen Anwendungsfällen, Benennung von Multiplikatoren | Klarheit, was übernommen, angepasst oder abgelöst wird |
| Monat 4 bis 12 | Überführung auf die gemeinsamen Arbeitsanweisungen, Schulung nach Rollen, Erfassung der Ausgangswerte | Das zugekaufte Büro arbeitet nach dem gemeinsamen Verfahren |
| Laufend | Übernahme bewährter Anwendungen des zugekauften Büros in den Gruppenstandard | Der Standard wächst mit jedem Zukauf |
Der letzte Schritt wird oft vergessen. Zugekaufte Büros bringen manchmal Anwendungen mit, die weiter sind als der Standard der Gruppe. Wer nur in eine Richtung integriert, verliert diese Erfahrung und signalisiert dem neuen Team, dass seine Arbeitsweise nicht zählt.
Akzeptanz in zusammengeführten Teams
Nach einem Zusammenschluss ist die KI-Einführung auch eine Frage der Zusammenarbeit zwischen Teams, die sich noch nicht kennen. Beschäftigte des zugekauften Büros erleben neue Werkzeuge leicht als Zeichen, dass ihre bisherige Arbeitsweise nicht mehr gefragt ist. Wird der gemeinsame Standard ohne ihre Beteiligung festgelegt, sinkt die Bereitschaft, ihn im Projektalltag anzuwenden, auch wenn er fachlich überzeugt.
Bewährt hat sich, Multiplikatoren aus dem zugekauften Büro früh in die KI-Arbeitsgruppe der Gruppe aufzunehmen und mindestens einen ihrer Anwendungsfälle sichtbar in den gemeinsamen Standard zu übernehmen. Gemeinsame Schulungen an konkreten Projekten beider Häuser bringen die Teams fachlich zusammen, bevor die Unterschiede in den Arbeitsweisen zum Konflikt werden. Die Geschäftsführungen beider Seiten sollten die Einführung gemeinsam vertreten, damit sie nicht als Vorgabe der Zentrale wahrgenommen wird.
Regeln für Kooperationen und Arbeitsgemeinschaften
In Kooperationen und Arbeitsgemeinschaften bleiben die Partner eigenständig, arbeiten aber an denselben Projektunterlagen. Hier stellt sich die Frage, ob und wie Unterlagen des Partners in die eigenen KI-Werkzeuge einfließen dürfen. Ohne Regelung kann ein Partner Unterlagen des anderen in einen Dienst geben, dessen Bedingungen der andere nie geprüft hat.
Sinnvoll ist eine Klausel im Vertrag der Arbeitsgemeinschaft, die drei Punkte regelt: welche Unterlagen in KI-Werkzeuge der Partner einfließen dürfen, welche Anforderungen diese Werkzeuge an Datenschutz und Vertraulichkeit erfüllen müssen und wem Vorlagen, Prüfregeln und Agenten gehören, die im gemeinsamen Projekt entstehen. Gerade der dritte Punkt gewinnt an Gewicht, weil eingespielte Agenten und Vorlagen einen eigenen wirtschaftlichen Wert haben.
Der Wert eines gemeinsamen KI-Standards für Gruppen
Für eine Gruppe von Planungsbüros entsteht der Wert eines gemeinsamen KI-Standards aus der Wiederverwendung. Ein Agent für den Vergabevorschlag, der in einer Gesellschaft entwickelt und geprüft wurde, lässt sich mit überschaubarem Aufwand in weiteren Gesellschaften einsetzen, die Kosten je Anwendungsfall sinken mit jedem angeschlossenen Büro. Ein Einzelbüro trägt dagegen jede Entwicklung allein.
Hinzu kommt die Kapazitätsfrage. In Planungsbüros begrenzen in der Regel die verfügbaren Ingenieurstunden das Wachstum, weniger der Auftragsbestand. Verfahren, die wiederkehrende Dokumentenarbeit vorbereiten, schaffen Kapazität, ohne dass zusätzlich eingestellt werden muss. Mit der HOAI 2021 sind die Honorarsätze nicht mehr verbindlich, und Auftraggeber dürften Effizienzgewinne zunehmend in Verhandlungen einbringen. Der dauerhafte Vorteil liegt deshalb eher darin, mit demselben Team mehr Aufträge zu bearbeiten, als in niedrigeren Kosten je Auftrag.
Für Gruppen mit Finanzinvestoren hat der Standard einen weiteren Aspekt. Rechte an Agenten, Prompts und Vorlagen sollten bei der Gruppe liegen und vertraglich gesichert sein, auch wenn externe Dienstleister an der Entwicklung beteiligt waren. Dann gehört der Standard auch zum Unternehmenswert der Gruppe.
Grenzen eines gemeinsamen Standards in Gruppen
Nicht jede Gruppe will ihre Büros eng integrieren. Manche Eigentümer führen die zugekauften Büros bewusst eigenständig weiter, mit eigener Marke und eigener Geschäftsführung. In diesem Fall beschränkt sich ein gemeinsamer KI-Standard sinnvollerweise auf Mindestanforderungen zu Datenschutz, Freigabe und Schulung sowie auf die Prüfung vor dem Erwerb.
Ein gemeinsamer KI-Standard ersetzt weder die Integration der IT-Infrastruktur noch die Arbeit an der Zusammenarbeit der Teams, er setzt auf beidem auf. Wo Büros kulturell weit auseinanderliegen oder die Integration an anderer Stelle stockt, bringt eine frühe KI-Vereinheitlichung nach bisheriger Erfahrung wenig. Dann ist es besser, zunächst die Grundlagen zu ordnen und die KI-Frage auf Mindestregeln zu begrenzen.
KI-Reifegrad-Check für Planungsbüros
Fünf Dimensionen mit je fünf Fragen: Einführungsstand, Dokumentation und Nachweis, Wissensmanagement, Wertschöpfung in den Leistungsphasen sowie Kompetenz und Steuerung. Das Ergebnisblatt zeigt, was im Büro heute fehlt.
Was Gruppen und Kooperationen fragen
Das ist möglich, setzt aber eine Rechtsgrundlage für den Datenaustausch voraus, weil die DSGVO kein Konzernprivileg kennt. In der Regel braucht es Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.
Geprüft werden Zustand der Projektablage, eingesetzte KI-Werkzeuge einschließlich privater Konten, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Vertraulichkeitsklauseln laufender Verträge, Schulungsstand und die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Die Prüfung ergänzt die IT-Due-Diligence.
In den ersten 30 Tagen sollte die KI-Richtlinie der Gruppe auch im zugekauften Büro gelten, insbesondere zum Umgang mit privaten Konten und vertraulichen Auftraggeberdaten. Die inhaltliche Überführung auf gemeinsame Anwendungen folgt danach.
Der Vertrag der Arbeitsgemeinschaft sollte festlegen, welche Unterlagen in KI-Werkzeuge der Partner einfließen dürfen, welche Anforderungen diese Werkzeuge erfüllen müssen und wem im Projekt entstandene Vorlagen und Agenten gehören.
Ein gemeinsamer Standard lohnt sich auch dann, beschränkt sich aber auf Mindestanforderungen zu Datenschutz, Freigabe und Schulung sowie auf die Prüfung vor dem Erwerb. Gemeinsame Anwendungen setzen eine engere Zusammenarbeit voraus.
Integration beginnt vor dem Zukauf
Ein gemeinsamer KI-Standard entsteht bei Zusammenschlüssen nicht von selbst. Er setzt eine Prüfung vor dem Erwerb, klare Mindestregeln ab dem ersten Tag und einen Fahrplan voraus, der auch die Erfahrung der zugekauften Büros aufnimmt. Steht in einer Gruppe eine vergleichbare Entscheidung an, ordnet der Reifegrad-Check den Stand der einzelnen Büros ein, ein Zielgespräch klärt, was zuerst geregelt werden sollte.
Quellen
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 26 und 28 sowie Erwägungsgrund 48; HOAI 2021; Deutsches Architektenblatt, „Wenn Architekturbüros von Investoren übernommen werden“, 18.05.2026; Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Artikel 4.