Fachbeitrag · KI-Regeln im Planungsbüro
KI-Richtlinie für Planungsbüros: ein Muster mit zehn Regelungen für den Büroalltag
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge ein Büro dienstlich nutzt, welche Daten hineindürfen, wer Ergebnisse prüft und wie die Unterweisung belegt wird. In einem Ingenieur- oder Architekturbüro sollte sie zusätzlich den Umgang mit Auftraggeberunterlagen, lizenzierten Normen und Planunterlagen regeln und festlegen, wer Dokumente prüft, die das Büro unterschreibt. Dieser Beitrag zeigt zehn Regelungen, die eine KI-Richtlinie für Planungsbüros enthalten sollte, jeweils mit Musterformulierung.
Der Beitrag auf einen Blick
| Thema | Inhalt und Aufbau einer KI-Richtlinie für Ingenieur-, Planungs- und Architekturbüros |
|---|---|
| Für wen | Geschäftsführung, Büroleitung, Datenschutz- und IT-Verantwortliche |
| Regelwerksbezug | Art. 4 KI-VO in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, DSGVO, Planerverträge |
| Ergebnis | Zehn Regelungen mit Musterformulierung, Ablauf in vier Schritten |
| Grundlage | Verordnungstext, FAQ der EU-Kommission zur KI-Kompetenz, Projekte von local4local mit Planungsbüros |
Was eine KI-Richtlinie ist und ob ein Planungsbüro sie braucht
Eine KI-Richtlinie ist eine schriftliche Regelung für den Einsatz von KI-Werkzeugen im Unternehmen. Sie ist eine interne Arbeitsanweisung und kein Rechtsgutachten. Im Planungsbüro hat sie zwei Aufgaben: Sie macht den Alltag verlässlich, weil alle nach denselben Regeln arbeiten, und sie belegt gegenüber Auftraggebern und Vergabestellen, dass der Einsatz geregelt ist.
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine KI-Richtlinie nicht. Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, zu Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ist kein bestimmtes Kompetenzniveau mehr vorgeschrieben, eine Pflicht zum Handeln bleibt. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz weder einen Kurs noch ein Zertifikat als Pflicht. In der Praxis ist die Richtlinie das Dokument, mit dem sich diese Maßnahmen am einfachsten belegen lassen: Sie hält fest, was gilt, und die unterschriebene Kenntnisnahme hält fest, wer es weiß.
Wie die Pflicht nach Artikel 4 im Ingenieurbüro konkret aussieht, beschreibt der Beitrag Artikel 4 KI-VO im Ingenieurbüro. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Wo allgemeine Muster im Planungsbüro Lücken lassen
Die allgemeinen Muster auf der ersten Google-Seite beginnen bei der Werkzeugliste und beim Datenschutz. Beides gehört hinein. Unsere Einschätzung: Für ein Planungsbüro reicht das nicht, weil die heikelsten Daten dort oft Unterlagen von Auftraggebern sind und keine personenbezogenen Daten.
Planerverträge können Vertraulichkeitsklauseln enthalten, die auch für Pläne, Gutachten und Leistungsverzeichnisse gelten. Im Bundesbau kommen seit 2026 eigene Nachweispflichten zur Informationssicherheit hinzu, die der Beitrag Nachweispflichten zur Informationssicherheit einordnet. Gekaufte DIN-Normen und Fachliteratur unterliegen den Nutzungsbedingungen des Anbieters, die auch die maschinelle Auswertung regeln können. Und das Büro unterschreibt seine Arbeitsergebnisse und haftet für sie, Architekten- und Ingenieurverträge sind in der Regel Werkverträge (§§ 650p ff. BGB). Eine Richtlinie für Planungsbüros muss deshalb festlegen, wer ein KI-gestütztes Dokument prüft, bevor es das Haus verlässt.
Muster: zehn Regelungen einer KI-Richtlinie für Planungsbüros
Die folgenden Formulierungen sind ein Ausgangspunkt. Sie müssen an die Werkzeuge, Verträge und Rollen des eigenen Büros angepasst werden.
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten sowie für freie Mitarbeitende, die im Auftrag des Büros KI-Werkzeuge nutzen. Sie gilt für eigenständige Werkzeuge ebenso wie für KI-Funktionen in bereits eingesetzter Software, etwa in Microsoft 365, CAD-, AVA- oder Projektmanagementprogrammen.
Freie Mitarbeitende gehören hinein, weil Artikel 4 neben dem eigenen Personal auch „andere Personen“ erfasst, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten (Art. 4 KI-VO). Die eingebauten KI-Funktionen gehören hinein, weil sie im Alltag oft genutzt werden, ohne dass jemand sie als eigenes Werkzeug wahrnimmt.
2. Freigegebene Werkzeuge
Dienstlich genutzt werden ausschließlich die Werkzeuge aus der Anlage „Freigegebene KI-Werkzeuge“ in der dort genannten Lizenzart. Die Nutzung privater Konten für dienstliche Aufgaben ist unzulässig. Neue Werkzeuge werden vor der Nutzung bei der zuständigen Stelle zur Freigabe angemeldet.
In der Anlage steht neben dem Produktnamen die Lizenzart. Die Vertragsbedingungen der jeweiligen Lizenz regeln, ob Eingaben zum Training verwendet werden dürfen und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Sie sollten vor der Freigabe gelesen werden.
3. Datenklassen
Für die Nutzung von KI-Werkzeugen gelten vier Datenklassen: öffentlich, intern, vertraulich (Unterlagen von Auftraggebern und Dritten) und personenbezogen. Die Anlage legt je Werkzeug fest, welche Datenklassen eingegeben werden dürfen.
Mit einer Tabelle aus Werkzeug und Datenklasse lässt sich im Alltag schneller entscheiden als mit einem Fließtext voller Ausnahmen.
4. Unterlagen von Auftraggebern
Unterlagen von Auftraggebern werden nur in Werkzeuge eingegeben, die für die Datenklasse „vertraulich“ freigegeben sind. Enthält ein Planervertrag besondere Vertraulichkeits- oder Sicherheitsanforderungen, gehen diese der Richtlinie vor. Die Projektleitung prüft dies bei Projektbeginn.
5. Normen und lizenzierte Fachliteratur
Normen, Richtlinien und Fachliteratur, die das Büro unter Lizenz bezieht, werden nur dann in KI-Werkzeuge geladen, wenn die Lizenzbedingungen dies erlauben. Im Zweifel wird mit Fundstelle und Ausgabedatum gearbeitet, nicht mit dem Volltext.
6. Prüfpflicht vor der Verwendung
Jedes mit KI erstellte oder bearbeitete Ergebnis wird vor der Verwendung von einer fachlich zuständigen Person geprüft. Dokumente, die das Büro verlassen, werden zusätzlich von der Projektleitung freigegeben. Zahlen, Normbezüge und Zitate werden an der Quelle geprüft.
Unsere Einschätzung: Das ist die wichtigste Regel im Planungsbüro. Sprachmodelle können fehlende Angaben mit plausibel klingenden, aber falschen Werten füllen. Im Leistungsverzeichnis oder im Protokoll wäre eine solche Position ein Haftungsrisiko für das Büro, das das Dokument verantwortet.
7. Kennzeichnung und Ablage
Wird KI für einen wesentlichen Teil eines Dokuments genutzt, wird dies intern in der Projektakte vermerkt. Ob gegenüber Auftraggebern gekennzeichnet wird, richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag.
8. Zuständigkeiten
Das Büro benennt eine Person für die Freigabe neuer Werkzeuge und die Pflege dieser Richtlinie. Die fachliche Prüfung liegt bei der jeweiligen Projektleitung. Die Unterweisung und ihre Dokumentation verantwortet [Funktion].
9. Unterweisung und Nachweis
Alle Personen im Geltungsbereich werden vor der ersten Nutzung unterwiesen und bestätigen die Kenntnisnahme dieser Richtlinie schriftlich. Neue Mitarbeitende werden im Rahmen der Einarbeitung unterwiesen. Die Teilnahme wird mit Datum und Inhalt dokumentiert.
Diese Regelung verbindet die Richtlinie mit Artikel 4. Die unterschriebene Kenntnisnahme und die Teilnahmeliste sind die Unterlagen, die bei einer Nachfrage vorgelegt werden.
10. Überprüfung
Die Richtlinie wird jährlich sowie bei Einführung neuer Werkzeuge überprüft. Änderungen werden allen Personen im Geltungsbereich mitgeteilt.
Nutzungsstufen statt einzelner Verbote
Eine Richtlinie aus einer langen Liste von Verboten wirkt gründlich. Nach unserer Erfahrung wird sie im Alltag aber selten gelesen. Eine Ingenieurgruppe der technischen Gebäudeausrüstung mit rund 200 Mitarbeitenden an sechs Standorten hat mit local4local stattdessen einen knappen Leitfaden im eigenen Corporate Design eingeführt. Er unterscheidet drei Nutzungsstufen, benennt Rollen und Freigabewege und enthält einen Kenntnisnahme-Nachweis nach Artikel 4 KI-VO. Der Leitfaden ist an den tatsächlichen Anwendungsfällen des Büros ausgerichtet (Fallstudie TGA-Ingenieurgruppe).
Eine solche Stufung kann etwa so aussehen: Stufe 1 für öffentliche und interne Inhalte in allen freigegebenen Werkzeugen, Stufe 2 für Projektunterlagen nur in Werkzeugen innerhalb der eigenen Microsoft-365-Umgebung, Stufe 3 für Dokumente an Auftraggeber nur mit fachlicher Freigabe. Die konkrete Abgrenzung hängt von den Verträgen und der Systemlandschaft ab.
So entsteht die Richtlinie in vier Schritten
Schritt 1: Aufnahme der genutzten Werkzeuge
Erhoben wird, welche Werkzeuge im Büro tatsächlich genutzt werden, auch die, die Einzelne auf eigene Faust einsetzen. Diese Liste ist die Grundlage jeder Regel. Eine Richtlinie, die nur die offiziell beschafften Werkzeuge kennt, lässt die übrigen ungeregelt.
Schritt 2: Entwurf und Abstimmung
Der Entwurf wird mit Geschäftsführung, Datenschutz und den Fachbereichen abgestimmt. Besteht ein Betriebsrat, sollte er frühzeitig eingebunden werden. Nach unserer Erfahrung bewährt sich eine Länge von wenigen Seiten plus Anlagen für Werkzeugliste und Datenklassen, weil sich die Anlagen ändern und der Haupttext stabil bleibt.
Schritt 3: Unterweisung und Kenntnisnahme
Die Richtlinie wird in einer Unterweisung erklärt, nicht nur verschickt. Die Teilnehmenden bestätigen die Kenntnisnahme schriftlich.
Schritt 4: Fortschreibung
Neue Werkzeuge durchlaufen die Freigabe, neue Mitarbeitende werden in der Einarbeitung unterwiesen, die Richtlinie wird jährlich überprüft.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie für Unternehmen Pflicht?
Nein, eine KI-Richtlinie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Eine schriftliche Richtlinie mit dokumentierter Kenntnisnahme ist der praktikabelste Weg, solche Maßnahmen gegenüber Auftraggebern und Vergabestellen zu belegen. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Was gehört in eine KI-Richtlinie für ein Planungsbüro?
Mindestens Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, Datenklassen, Umgang mit Auftraggeberunterlagen und lizenzierten Normen, Prüfpflicht vor der Verwendung, Zuständigkeiten, Unterweisung mit Nachweis und eine regelmäßige Überprüfung. Die zehn Regelungen in diesem Beitrag decken diese Punkte ab.
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
So kurz, dass sie gelesen wird. Nach unserer Erfahrung genügen wenige Seiten Haupttext. Werkzeugliste und Datenklassen gehören in Anlagen, weil sie sich häufiger ändern.
Gilt die KI-Richtlinie auch für freie Mitarbeitende?
Sie sollte. Artikel 4 KI-VO erfasst neben dem eigenen Personal auch andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten (Art. 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Freie Mitarbeitende sollten daher unterwiesen werden und die Kenntnisnahme bestätigen.
Muss der Betriebsrat bei einer KI-Richtlinie beteiligt werden?
Wenn ein Betriebsrat besteht, kann die Einführung von KI-Werkzeugen seine Mitbestimmungsrechte berühren, etwa nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können. Er sollte deshalb früh eingebunden werden. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Gibt es eine Vorlage für eine KI-Richtlinie?
Die zehn Regelungen in diesem Beitrag lassen sich als Gerüst übernehmen. Eine vollständige, auf das eigene Büro zugeschnittene Fassung mit Anlagen entsteht in der KI-Schulung für Ingenieurbüros von local4local, zusammen mit Unterweisung und Teilnahmenachweis.
Eine Richtlinie wirkt erst mit Unterweisung und Zuständigkeit
Eine KI-Richtlinie für ein Planungsbüro braucht Regeln für Auftraggeberunterlagen, für lizenzierte Normen und für die Prüfung von Dokumenten, für die das Büro haftet. Nach unserer Erfahrung wird sie im Alltag beachtet, wenn sie kurz ist, eine Person für sie zuständig ist und die Unterweisung belegt ist.
Wird in Ihrem Büro schon mit KI gearbeitet, aber ohne schriftliche Regeln, ist die Aufnahme der tatsächlich genutzten Werkzeuge der erste Schritt. Im Erstgespräch klären wir, welche Regelungen und Nachweise in Ihrem Büro fehlen.