Fachbeitrag · Mitwirkung bei der Vergabe (LPH 7)
Vergabevorschlag und Vergabevermerk nach VOB/A: Aufbau je Vergabeart und Erstellung mit KI
Der Vergabevorschlag ist das Dokument, mit dem ein Planungsbüro dem öffentlichen Auftraggeber empfiehlt, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll. Er gehört zu den Grundleistungen der Leistungsphase 7 (Anlage 10 HOAI) und fließt in die Dokumentation ein, die der öffentliche Auftraggeber nach § 20 VOB/A führen muss. Lücken in der Begründung werden damit zu Lücken in der Vergabedokumentation. Dieser Beitrag zeigt eine Gliederung in zehn Punkten und die Wertung in vier Stufen. Er erklärt, warum jede Vergabeart ihren eigenen Aufbau braucht, und wie KI daraus einen vollständigen Entwurf macht.
Der Beitrag auf einen Blick
| Thema | Vergabevorschlag und Dokumentation des Vergabeverfahrens bei Bauleistungen |
|---|---|
| Regelwerksbezug | VOB/A Abschnitt 1 (§§ 3a, 16 bis 16d, 20), HOAI Anlage 10 (LPH 7) |
| Neu seit 2026 | Angehobene Wertgrenzen in § 3a VOB/A, für Bundesdienststellen seit 1. Januar 2026 (Bundesanzeiger vom 16.12.2025) |
| Einsatz von KI | Entwurf in der passenden Gliederung je Vergabeart, Preisspiegel-Auswertung, Ergänzungsliste |
| Grenze | Wertung und Begründung bleiben Entscheidung des Büros, der Zuschlag Sache des Auftraggebers |
| Praxisbeispiel | Ingenieurbüro für Tiefbau mit rund 60 Mitarbeitenden, sechs Vergabearten abgebildet |
Vergabevorschlag und Vergabevermerk: wer schreibt was
Der Vergabevermerk ist die Dokumentation des öffentlichen Auftraggebers. Nach § 20 Abs. 1 VOB/A ist das Vergabeverfahren zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen, die Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen und die Begründung der Entscheidungen in Textform festgehalten werden (Wortlaut § 20 VOB/A).
Der Vergabevorschlag stammt in der Regel vom Planungsbüro. Die HOAI nennt in Leistungsphase 7 als Grundleistungen unter anderem das „Prüfen und Werten der Angebote einschließlich Aufstellen eines Preisspiegels“ sowie das „Erstellen der Vergabevorschläge, Dokumentation des Vergabeverfahrens“ (Anlage 10 HOAI). Der Auftraggeber kann Prüfung und Begründung des Büros in seinen Vermerk übernehmen oder den Vergabevorschlag als Anlage beifügen. Ein lückenhafter Vergabevorschlag erschwert dann eine vollständige Dokumentation.
Die Wertung der Angebote in vier Stufen
Die VOB/A gibt die Reihenfolge der Prüfung vor. Der Vergabevorschlag folgt ihr am besten Stufe für Stufe:
- Ausschluss von Angeboten nach § 16 VOB/A, etwa bei verspätetem Eingang oder fehlenden Unterschriften. Fehlende Unterlagen können nach § 16a nachgefordert werden.
- Eignung der Bieter nach § 16b VOB/A: Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit.
- Prüfung der Angebote nach § 16c VOB/A, insbesondere rechnerisch, technisch und wirtschaftlich.
- Wertung nach § 16d VOB/A: Angemessenheit der Preise, Aufklärung ungewöhnlich niedriger Angebote, Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot.
Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Paragrafen des Abschnitts 2 der VOB/A mit eigenen Anforderungen.
Gliederung eines Vergabevorschlags in zehn Punkten
Die folgende Gliederung ist unser Vorschlag. Sie orientiert sich an den Mindestangaben aus § 20 Abs. 1 VOB/A und an der Prüfreihenfolge der §§ 16 bis 16d:
| Nr. | Abschnitt | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Maßnahme | Auftraggeber, Bauvorhaben, Leistung, Los, geschätzter Auftragswert |
| 2 | Vergabeart | gewählte Verfahrensart und Begründung der Wahl |
| 3 | Verfahrensablauf | Bekanntmachung oder Aufforderung, Fristen, Bieterfragen |
| 4 | Angebotseröffnung | Termin, Zahl der Angebote, Angebotssummen laut Niederschrift |
| 5 | Formale Prüfung | Ausschlüsse mit Begründung, Nachforderungen und ihr Ergebnis |
| 6 | Eignung | Nachweise, Präqualifikation, Eigenerklärungen |
| 7 | Rechnerische und technische Prüfung | Rechenfehler, Abweichungen vom Leistungsverzeichnis, Nebenangebote |
| 8 | Preisspiegel und Wirtschaftlichkeit | Preisspiegel nach Einzelpositionen, auffällige Einzelpreise, Aufklärung ungewöhnlich niedriger Angebote |
| 9 | Wertung | Zuschlagskriterien und Ergebnis, Rangfolge |
| 10 | Vergabeempfehlung | vorgeschlagener Bieter, Vergleich mit Kostenberechnung oder bepreistem Leistungsverzeichnis, Anlagen |
Punkt 10 enthält eine Grundleistung, die oft knapp ausfällt: den Vergleich der Ausschreibungsergebnisse mit den bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung. Er zeigt dem Auftraggeber, ob das Budget hält.
Warum jede Vergabeart ihre eigene Gliederung braucht
Unterhalb der EU-Schwellenwerte kennt die VOB/A die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb, die freihändige Vergabe und den Direktauftrag. Jede Verfahrensart hat eigene Voraussetzungen und eigene Begründungspflichten. Nach § 20 Abs. 1 VOB/A gehören die Gründe für die Wahl der Verfahrensart zur Dokumentation.
Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Dienststellen des Bundes höhere Wertgrenzen. Der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss hat dazu § 3a VOB/A geändert, die Neuregelung wurde am 16. Dezember 2025 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Ob und ab wann ein Land die Wertgrenzen übernimmt, richtet sich nach Landesrecht (Übersicht im Handwerksblatt). Für das Planungsbüro bedeutet das: Je nach Auftraggeber und Land sind andere Verfahrensarten zulässig, und die Begründung im Vergabevorschlag muss zur jeweiligen Rechtslage passen.
In der Praxis entsteht der Vergabevorschlag oft aus dem letzten verfügbaren Dokument, nicht aus einer Vorlage für die gewählte Verfahrensart. Ein Ingenieurbüro für Tiefbau und Geoinformatik mit rund 60 Mitarbeitenden hat genau das in der Bestandsaufnahme festgestellt (Fallstudie Tiefbau). Da der Auftraggeber die Vergabedokumentation prüft, ist eine uneinheitliche Begründungstiefe für ein Büro ein Risiko nach außen.
Der Preisspiegel als Grundlage der Wertung
Der Preisspiegel stellt die Angebote nach Einzelpositionen oder Teilleistungen gegenüber. Er ist die Grundlage für Punkt 8 des Vergabevorschlags. Nach unserer Erfahrung kostet das Lesen mehr Zeit als das Anlegen der Tabelle: Welche Einzelpreise weichen auffällig ab? Wo liegen Positionen deutlich unter dem Mittel, während andere deutlich darüber liegen? Passt die Preisermittlung nach Formblatt 221 rechnerisch und in der Zuschlagsstruktur?
KI kann diese Auffälligkeiten markieren und mit Positionsnummer ausweisen. Ein Planungsbüro für Verkehrsinfrastruktur mit rund 200 Mitarbeitenden nutzt dafür eine Preisspiegel-Analyse und einen Prüfassistenten für das Formblatt 221 (Fallstudie Verkehrsinfrastruktur). Ob eine Auffälligkeit eine Aufklärung beim Bieter erfordert, entscheidet die Projektleitung.
Was KI am Vergabevorschlag übernimmt
Im Tiefbau-Projekt hat local4local für alle sechs Vergabearten, mit denen das Büro arbeitet, die zutreffende Gliederung festgelegt und in einem Generator abgebildet. Nach Auswahl der Verfahrensart entsteht der Vorschlag in der passenden Struktur, vollständig im Corporate Design des Büros.
Laut Fallstudie hat eine Gestaltungsentscheidung die Nutzung im Alltag stärker bestimmt als die fachliche Tiefe: Fehlende Angaben führen zu gekennzeichneten Platzhaltern und einer Ergänzungsliste am Ende, nicht zum Abbruch. Projektleitungen arbeiten im Tagesgeschäft oft mit unvollständigen Informationen. Mit einem Entwurf mit markierten Lücken können sie weiterarbeiten, mit einer Abfolge von Rückfragen nach der Erfahrung aus dem Projekt nicht.
Was die Projektleitung behält:
- die fachliche Wertung und die Rangfolge
- die Begründung der Verfahrenswahl
- die Entscheidung über Aufklärung und Ausschluss
- die Freigabe des Dokuments
Wie sich Leistungsphase 6 und 7 insgesamt mit KI verkürzen lassen, vom Leistungsverzeichnis bis zum Nachtrag, beschreibt der Beitrag Ausschreibung und Vergabe in LPH 6 und 7 mit KI.
Häufige Fragen
Wer erstellt den Vergabevorschlag?
In der Regel das mit Leistungsphase 7 beauftragte Planungsbüro. Die HOAI nennt das Erstellen der Vergabevorschläge und die Dokumentation des Vergabeverfahrens als Grundleistung. Die Entscheidung über den Zuschlag trifft der Auftraggeber.
Was ist der Unterschied zwischen Vergabevorschlag und Vergabevermerk?
Der Vergabevorschlag ist die begründete Empfehlung des Planungsbüros. Der Vergabevermerk ist die Dokumentation des öffentlichen Auftraggebers nach § 20 VOB/A, die das gesamte Verfahren und die Entscheidungen festhält. Der Vergabevorschlag fließt in den Vermerk ein.
Was muss ein Vergabevermerk enthalten?
Nach § 20 Abs. 1 VOB/A unter anderem Name und Anschrift des Auftraggebers, Art und Umfang der Leistung, den Wert des Auftrags, die berücksichtigten und die nicht berücksichtigten Bieter mit Begründung, die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote und die Gründe für die Wahl der Verfahrensart. Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Vergabearten kennt die VOB/A?
Unterhalb der EU-Schwellenwerte die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb, die freihändige Vergabe und den Direktauftrag. Oberhalb der Schwellenwerte gelten die Verfahrensarten nach Abschnitt 2 der VOB/A und der VgV.
Gibt es ein Muster für einen Vergabevorschlag?
Das Vergabehandbuch des Bundes und die Vergabehandbücher der Länder enthalten Formblätter für die Vergabedokumentation. Die Gliederung in zehn Punkten in diesem Beitrag lässt sich als Muster für den Vergabevorschlag übernehmen und an die jeweilige Verfahrensart anpassen.
Darf KI Angebote werten?
KI kann die Wertung vorbereiten: Preisspiegel auswerten, Auffälligkeiten markieren, die Gliederung füllen. Die Wertung selbst und die Begründung bleiben Aufgabe der Projektleitung. Angebote sind vertraulich zu behandeln. Die Verarbeitung sollte deshalb in der eigenen, freigegebenen Umgebung des Büros stattfinden.
Den Entwurf vorbereiten, die Wertung behalten
Nach unserer Erfahrung steckt beim Vergabevorschlag der größere Teil des Aufwands im Zusammentragen, in der richtigen Gliederung für die Verfahrensart und im Abgleich mit Preisspiegel und Kostenberechnung. Diese Teile lassen sich vorbereiten, ohne dass die Verantwortung das Büro verlässt.
Wie viele Vergabevorschläge Ihr Büro im Jahr schreibt und mit welchen Verfahrensarten, ist der Ausgangspunkt für ein Erstgespräch. local4local baut solche Abläufe als KI-Agenten für Ingenieurbüros, mit Ihrer Vorlage und Ihren Regeln.