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Stellenangebot · Mannheim

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Quereinstieg für ZFA, MFA und PTA

Dieses Stellenangebot richtet sich ausdrücklich auch an ZFA, MFA und PTA, also an Zahnmedizinische, Medizinische und Pharmazeutisch-technische Fachangestellte sowie an medizinische Verwaltungskräfte, die ihre organisatorische Erfahrung in ein kaufmännisch geprägtes Umfeld einbringen möchten.

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Umfang
Vollzeit, 40 Stunden
Vertrag
Unbefristet
Standort
Mannheim
Vergütung
38.000 bis 45.000 Euro Jahresbrutto
Eintritt
Nach Vereinbarung

Wer als ZFA, MFA oder PTA arbeitet, verantwortet in der Regel die Terminsteuerung, die Dokumentation, die Abrechnungsvorbereitung sowie die Korrespondenz mit Kostenträgern, Laboren und Lieferanten. Diese Tätigkeiten entsprechen in wesentlichen Teilen dem festen Aufgabenbereich dieser Position. Berufserfahrung im Marketing oder in der Unternehmensberatung setzen wir nicht voraus.

Deine Aufgaben

Die Position gliedert sich in einen festen Aufgabenbereich und einen strukturierten Qualifizierungsteil.

Fester Aufgabenbereich, etwa 60 Prozent der Arbeitszeit

  • Termin- und Postfachmanagement der Geschäftsführung einschließlich Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Protokollführung in Besprechungen sowie Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen
  • Vorbereitung von Angeboten, Angebotsverfolgung und Nachfassen offener Vorgänge
  • Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, Rechnungsvorbereitung und Übergabe an das Steuerbüro
  • Pflege der Kunden- und Projektdaten sowie Statusabfragen bei Kunden und Dienstleistern
  • Aufbau und Pflege der internen Prozessdokumentation
  • Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Messeauftritten

Qualifizierungsteil, etwa 40 Prozent der Arbeitszeit

In vier aufeinanderfolgenden Abschnitten von jeweils sechs Wochen arbeitest Du Dich in die Leistungsfelder des Unternehmens ein. Jeder Abschnitt schließt mit einem eigenständig erarbeiteten Ergebnis und einem Auswertungsgespräch ab.

  • Anwendung und Steuerung von KI-Werkzeugen sowie Entwicklung wiederverwendbarer Arbeitsanweisungen
  • Erstellung von Prozessdokumentationen und internen Handbüchern
  • Redaktionelle Arbeit: Newsletter, Kundenkommunikation und Fachbeiträge
  • Konzeption und Begleitung von Kampagnen zur Personalgewinnung für unsere Kunden

Nach Abschluss der vier Abschnitte legen wir gemeinsam fest, in welchem Bereich Du Dich weiter spezialisierst.

Was Du mitbringen solltest

Formale Abschlüsse sind für diese Position nachrangig. Maßgeblich sind fünf Eigenschaften.

  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift. Da nahezu alle Arbeitsergebnisse schriftlich entstehen, ist dies die einzige Voraussetzung, von der wir nicht abweichen.
  • Die Bereitschaft, Dir Sachverhalte zunächst selbstständig zu erschließen, bevor Du Rücksprache hältst.
  • Verlässlichkeit in der Umsetzung. Zugesagte Termine und Ergebnisse werden ohne Erinnerung eingehalten.
  • Technisches Interesse und die Bereitschaft, Dich in unbekannte Anwendungen einzuarbeiten.
  • Offenheit gegenüber Veränderung. Der Zuschnitt dieser Position wird sich im ersten Jahr weiterentwickeln.

Was nicht vorausgesetzt wird

Ein Studium, eine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung im Marketing oder in einer Agentur, Kenntnisse im Bauwesen sowie Vorerfahrung im Umgang mit künstlicher Intelligenz sind ausdrücklich nicht erforderlich. Diese Kenntnisse vermitteln wir im Rahmen der Einarbeitung.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die ersten Monate eine hohe Lernbereitschaft erfordern. Der Umfang der neuen Inhalte ist erheblich. Wir halten es für redlich, dies vorab zu benennen.

Was wir bieten

  • 38.000 bis 45.000 Euro Jahresbruttogehalt. Die Einstufung erfolgt nach Qualifikation und Erfahrung und wird im Gespräch nachvollziehbar begründet. Nach zwölf Monaten wird die Vergütung anhand zuvor schriftlich vereinbarter Ziele überprüft.
  • Ein unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis ab dem ersten Tag.
  • Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienst.
  • Eine strukturierte Einarbeitung mit festem wöchentlichem Termin mit der Geschäftsführung und einem Auswertungsgespräch nach jedem Qualifizierungsabschnitt.
  • Betriebliche Altersvorsorge und ein jährliches Weiterbildungsbudget, über dessen Verwendung Du mitentscheidest.
  • Einen eingerichteten Arbeitsplatz am Standort Mannheim.

Auswahlverfahren

  1. Du erhältst eine Eingangsbestätigung, eine inhaltliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von fünf Werktagen.
  2. Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz, etwa 20 Minuten.
  3. Bearbeitung einer praxisnahen Arbeitsprobe im Umfang von zwei bis drei Stunden.
  4. Persönliches Gespräch an unserem Standort in Mannheim, etwa ein halber Arbeitstag.
  5. Entscheidung und Vertragsangebot.

Bewerbung in zwei Schritten

Prüfen, ob es passt, dann bewerben

Zuerst der Realitätscheck zu dieser Stelle, danach Lebenslauf und ein paar Sätze zur Arbeit. Ein Anschreiben brauchen wir nicht.

Fragen zu dieser Stelle

Häufige Fragen

Weitere Fragen zu Arbeitsweise und Verfahren beantworten wir auf der Karriereseite.

Kann ich als ZFA, MFA oder PTA in einen Bürojob wechseln?

Ja, diese Berufsgruppen sind ausdrücklich angesprochen. Terminsteuerung, Dokumentation, Abrechnungsvorbereitung und Korrespondenz mit Kostenträgern und Laboren entsprechen in wesentlichen Teilen dem festen Aufgabenbereich dieser Stelle.

Was unterscheidet die Projektassistenz von der Assistenz der Geschäftsführung?

Die Assistenz der Geschäftsführung organisiert die Abläufe im eigenen Haus: Termine, Postfach, Angebote und vorbereitende Buchhaltung. Die Projektassistenz arbeitet an den Kundenprojekten. Sie bereitet Projektauftakte vor, organisiert Workshops, testet die entwickelten KI-Werkzeuge mit echten Kundendokumenten und hält den Projektstand je Kunde nach.

Weitere Stellen

Andere offene Stellen

Alle Stellen folgen demselben Auswahlverfahren und denselben Grundsätzen.

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