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Stellenangebot · Mannheim

Projektassistenz (m/w/d) für KI-Projekte in Ingenieurbüros

Quereinstieg möglich

Dieses Stellenangebot richtet sich ausdrücklich auch an Quereinsteiger, etwa an Projekt- und Teamassistenzen aus Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, an Kaufleute für Büromanagement sowie an Verwaltungskräfte aus Bauunternehmen, Hausverwaltungen oder öffentlichen Einrichtungen, die ihre organisatorische Erfahrung in die Begleitung von Beratungsprojekten einbringen möchten.

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Umfang
Vollzeit, 40 Stunden
Vertrag
Unbefristet
Standort
Mannheim
Vergütung
38.000 bis 45.000 Euro Jahresbrutto
Eintritt
Nach Vereinbarung

Wer in einem Planungsbüro oder einer Verwaltung arbeitet, hält Termine und Fristen nach, fordert Unterlagen an, führt Protokolle und behält den Stand vieler parallel laufender Vorgänge im Blick. Diese Tätigkeiten bilden den Kern dieser Position. Erfahrung im Projektmanagement oder in der Unternehmensberatung setzen wir nicht voraus.

Deine Aufgaben

Als Projektassistenz begleitest Du unsere KI-Projekte bei Ingenieur- und Planungsbüros im DACH-Raum, vom Projektauftakt bis zur Übergabe der fertigen Werkzeuge an den Kunden. Die Position gliedert sich in einen festen Aufgabenbereich und einen strukturierten Qualifizierungsteil.

Fester Aufgabenbereich, etwa 70 Prozent der Arbeitszeit

  • Vorbereitung des Projektauftakts: Anlage der Kundenordner, Terminabstimmung und Anforderung der Unterlagen, die für die Entwicklung eines KI-Werkzeugs benötigt werden, etwa Vorlagen, Musterdokumente und abgeschlossene Beispielprojekte
  • Organisation von Workshops und Schulungen beim Kunden und per Videokonferenz einschließlich Teilnehmerlisten, Unterlagen und Nachbereitung
  • Protokollführung in Projektbesprechungen sowie Nachverfolgung der vereinbarten Punkte beim Kunden und im eigenen Team
  • Testläufe der entwickelten KI-Werkzeuge mit realen Kundendokumenten, strukturierte Erfassung der Abweichungen und Weitergabe an die Entwicklung
  • Pflege des Projektstands je Kunde mit offenen Punkten, Fristen und Lieferungen sowie regelmäßige Statusmeldungen an die Ansprechpartner
  • Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen, Nutzungsanleitungen und Übergabeunterlagen
  • Erste Ansprechperson für organisatorische Rückfragen der Kunden zu Zugängen, Terminen und Unterlagen

Qualifizierungsteil, etwa 30 Prozent der Arbeitszeit

In drei aufeinanderfolgenden Abschnitten von jeweils acht Wochen arbeitest Du Dich in die fachliche Seite unserer Projekte ein. Jeder Abschnitt schließt mit einem eigenständig erarbeiteten Ergebnis und einem Auswertungsgespräch ab.

  • Arbeitsweise von Ingenieurbüros: Leistungsphasen nach HOAI und typische Dokumente wie Protokolle, Leistungsverzeichnisse, Erläuterungsberichte und Angebote
  • Anwendung und Steuerung von KI-Werkzeugen, Formulierung von Arbeitsanweisungen und systematische Prüfung der Ergebnisse
  • Eigenständige Betreuung eines ersten Kundenprojekts unter Begleitung der Geschäftsführung

Nach Abschluss der drei Abschnitte legen wir gemeinsam fest, welche Kundenprojekte Du eigenverantwortlich betreust.

Was Du mitbringen solltest

Formale Abschlüsse sind für diese Position nachrangig. Maßgeblich sind fünf Eigenschaften.

  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift. Protokolle, Statusmeldungen und Anleitungen gehen unmittelbar an Geschäftsführer und Projektleiter unserer Kunden. Von dieser Voraussetzung weichen wir deshalb nicht ab.
  • Ordnung bei vielen parallelen Vorgängen. Du betreust mehrere Kundenprojekte gleichzeitig und kannst zu jedem jederzeit den Stand benennen.
  • Verlässlichkeit in der Umsetzung. Zugesagte Termine und Ergebnisse werden ohne Erinnerung eingehalten.
  • Sorgfalt beim Prüfen. Ein Testlauf ist erst abgeschlossen, wenn jede Abweichung nachvollziehbar dokumentiert ist.
  • Technisches Interesse und die Bereitschaft, Dich in unbekannte Anwendungen und in die Arbeitsweise von Ingenieurbüros einzuarbeiten.

Was nicht vorausgesetzt wird

Ein Studium, eine Ausbildung im Projektmanagement, Kenntnisse im Bauwesen oder in der HOAI sowie Vorerfahrung im Umgang mit künstlicher Intelligenz sind ausdrücklich nicht erforderlich. Diese Kenntnisse vermitteln wir im Rahmen der Einarbeitung.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Position vom ersten Tag an verlangt, mehrere Kundenprojekte gleichzeitig im Blick zu behalten. Hinzu kommt eine hohe Lernbereitschaft in den ersten Monaten, weil die fachliche Welt der Ingenieurbüros für die meisten Bewerber neu ist. Wir halten es für redlich, dies vorab zu benennen.

Was wir bieten

  • 38.000 bis 45.000 Euro Jahresbruttogehalt. Die Einstufung erfolgt nach Qualifikation und Erfahrung und wird im Gespräch nachvollziehbar begründet. Nach zwölf Monaten wird die Vergütung anhand zuvor schriftlich vereinbarter Ziele überprüft.
  • Ein unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis ab dem ersten Tag.
  • Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienst.
  • Einblick in eine Vielzahl von Planungsbüros aus Tiefbau, Technischer Gebäudeausrüstung, Geotechnik und Hochbau.
  • Eine strukturierte Einarbeitung mit festem wöchentlichem Termin mit der Geschäftsführung und einem Auswertungsgespräch nach jedem Qualifizierungsabschnitt.
  • Betriebliche Altersvorsorge und ein jährliches Weiterbildungsbudget, über dessen Verwendung Du mitentscheidest.
  • Einen eingerichteten Arbeitsplatz am Standort Mannheim.

Auswahlverfahren

  1. Du erhältst eine Eingangsbestätigung, eine inhaltliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von fünf Werktagen.
  2. Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz, etwa 20 Minuten.
  3. Bearbeitung einer praxisnahen Arbeitsprobe im Umfang von zwei bis drei Stunden.
  4. Persönliches Gespräch an unserem Standort in Mannheim, etwa ein halber Arbeitstag.
  5. Entscheidung und Vertragsangebot.

Bewerbung in zwei Schritten

Prüfen, ob es passt, dann bewerben

Zuerst der Realitätscheck zu dieser Stelle, danach Lebenslauf und ein paar Sätze zur Arbeit. Ein Anschreiben brauchen wir nicht.

Fragen zu dieser Stelle

Häufige Fragen

Weitere Fragen zu Arbeitsweise und Verfahren beantworten wir auf der Karriereseite.

Was unterscheidet die Projektassistenz von der Assistenz der Geschäftsführung?

Die Assistenz der Geschäftsführung organisiert die Abläufe im eigenen Haus: Termine, Postfach, Angebote und vorbereitende Buchhaltung. Die Projektassistenz arbeitet an den Kundenprojekten. Sie bereitet Projektauftakte vor, organisiert Workshops, testet die entwickelten KI-Werkzeuge mit echten Kundendokumenten und hält den Projektstand je Kunde nach.

Weitere Stellen

Andere offene Stellen

Alle Stellen folgen demselben Auswahlverfahren und denselben Grundsätzen.

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