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Stellenangebot · Mannheim

Prozess- und KI-Manager (m/w/d) für Abläufe, Dokumentation und KI-Einführung

Schnittstelle von Prozess, Beratung und Technik

Dieses Stellenangebot richtet sich an Wirtschaftsingenieure, Wirtschaftsinformatiker und Betriebswirte mit Schwerpunkt Organisation, an Fachkräfte aus Prozess-, Qualitäts- oder Projektmanagement sowie ausdrücklich an Ingenieure und Projektleiter aus Planungsbüros, die sich mehr für die Abläufe hinter den Projekten interessieren als für das einzelne Projekt.

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Umfang
Vollzeit, 40 Stunden
Vertrag
Unbefristet
Standort
Mannheim
Vergütung
50.000 bis 60.000 Euro Jahresbrutto
Eintritt
Nach Vereinbarung

Wir führen bei Ingenieur- und Planungsbüros KI im Tagesgeschäft ein. Damit das bei Kunden gelingt, muss es zuerst im eigenen Haus funktionieren: Abläufe beschrieben, Werkzeuge eingeführt, Wissen auffindbar. Diese Verantwortung liegt in dieser Position. Du bist die Stelle, an der Prozesse, Dokumentation und KI-Anwendungen zusammenkommen.

Deine Aufgaben

Als Prozess- und KI-Manager verantwortest Du die Abläufe der Local4local Marketing GmbH und ihre Weiterentwicklung mit KI. Die Position gliedert sich in die interne Prozessarbeit und die Mitarbeit in Kundenmandaten.

Interne Prozessarbeit, etwa 70 Prozent der Arbeitszeit

  • Aufnahme der bestehenden Abläufe im Haus, von der Anfrage über Angebot und Projektabwicklung bis zur Abrechnung, gemeinsam mit den jeweils Verantwortlichen
  • Beschreibung dieser Abläufe als Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten in unseren Dokumentvorlagen
  • Aufbau und Pflege unserer internen Wissensbasis, in der Regeln, Vorlagen und Festlegungen so abgelegt sind, dass sie im Alltag gefunden und genutzt werden
  • Prüfung, an welchen Stellen KI-Anwendungen einen Ablauf verkürzen, Einführung dieser Anwendungen und Schulung der Kollegen
  • Pflege der Übersicht über unsere KI-Anwendungen und Agenten: Zweck, Verantwortliche, Versionsstand und Freigabe
  • Mitarbeit an Dokumentation und Nachweisen zum KI-Einsatz, etwa zu Datenschutz, Auftragsverarbeitung und den Anforderungen der KI-Verordnung
  • Auswahl und Einführung interner Werkzeuge, beispielsweise für Zeiterfassung, Aufgabensteuerung oder die Bearbeitung des Postfachs

Mitarbeit in Kundenmandaten, etwa 30 Prozent der Arbeitszeit

Gemeinsam mit unseren Beratern begleitest Du die Einführung von KI-Anwendungen bei Ingenieur- und Planungsbüros.

  • Aufnahme von Abläufen in Ingenieur- und Planungsbüros vor Ort und per Videokonferenz
  • Übersetzung dieser Abläufe in Anforderungen, aus denen unsere Entwickler Agenten und Vorlagen bauen
  • Begleitung der Einführung beim Kunden, bis die Anwendung im Regelbetrieb läuft und dokumentiert ist

In den ersten zwölf Wochen arbeitest Du Dich in zwei Abschnitten ein: zuerst in die Leistungsphasen nach HOAI, die Abläufe in Planungsbüros und unsere laufenden Mandate, danach in unsere KI-Werkzeuge, darunter Claude, amberSearch sowie Microsoft 365 und SharePoint. Jeder Abschnitt schließt mit einem Auswertungsgespräch ab. Ziel ist, dass Du die Abläufe des Hauses nicht nur beschreibst, sondern verantwortest und mit KI selbst weiterentwickelst.

Was Du mitbringen solltest

Maßgeblich sind eine passende Qualifikation und vier Eigenschaften.

  • Ein abgeschlossenes Studium, etwa in Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft oder Bauingenieurwesen, oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in Prozess-, Qualitäts- oder Projektmanagement.
  • Strukturiertes Denken. Einen Ablauf, den drei Kollegen unterschiedlich beschreiben, bringst Du auf eine gültige Fassung.
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift. Prozessbeschreibungen werden nur genutzt, wenn sie verständlich sind. Von dieser Voraussetzung weichen wir deshalb nicht ab.
  • Technisches Grundverständnis. Du weißt, wie Dateiablage, Berechtigungen und Schnittstellen zusammenhängen, und arbeitest Dich zügig in neue Anwendungen ein.
  • Beharrlichkeit in der Umsetzung. Ein Ablauf gilt bei uns erst als eingeführt, wenn er im Alltag tatsächlich so gelebt wird.

Was nicht vorausgesetzt wird

Programmierkenntnisse, eine Zertifizierung im Prozessmanagement sowie Berufserfahrung in einer Beratung sind ausdrücklich nicht erforderlich. Vorerfahrung mit KI-Werkzeugen setzen wir nicht voraus. Kenntnisse der HOAI und Erfahrung aus einem Planungsbüro sind von Vorteil, aber keine Bedingung.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass ein großer Teil dieser Arbeit darin besteht, Kollegen nach ihren Abläufen zu fragen, Fassungen abzustimmen und Dokumente aktuell zu halten. Wer vor allem Neues entwerfen und weniger einführen und pflegen möchte, wird in dieser Position nicht zufrieden. Wir halten es für redlich, dies vorab zu benennen.

Was wir bieten

  • 50.000 bis 60.000 Euro Jahresbruttogehalt. Die Einstufung erfolgt nach Qualifikation und Erfahrung und wird im Gespräch nachvollziehbar begründet. Nach zwölf Monaten wird die Vergütung anhand zuvor schriftlich vereinbarter Ziele überprüft.
  • Ein unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis ab dem ersten Tag.
  • Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienst.
  • Eine strukturierte Einarbeitung mit festem wöchentlichem Termin mit der Geschäftsführung.
  • Betriebliche Altersvorsorge und ein jährliches Weiterbildungsbudget, über dessen Verwendung Du mitentscheidest.
  • Einen eingerichteten Arbeitsplatz am Standort Mannheim.
  • Direkten Einblick in KI-Projekte bei Ingenieur- und Planungsbüros im gesamten DACH-Raum.

Auswahlverfahren

  1. Du erhältst eine Eingangsbestätigung, eine inhaltliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von fünf Werktagen.
  2. Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz, etwa 20 Minuten.
  3. Bearbeitung einer praxisnahen Arbeitsprobe im Umfang von zwei bis drei Stunden.
  4. Persönliches Gespräch an unserem Standort in Mannheim, etwa ein halber Arbeitstag.
  5. Entscheidung und Vertragsangebot.

Als Arbeitsprobe beschreibst Du einen Ablauf aus Deiner bisherigen Tätigkeit auf einer Seite, mit Verantwortlichen, Schritten und Freigabe.

Bewerbung in zwei Schritten

Prüfen, ob es passt, dann bewerben

Zuerst der Realitätscheck zu dieser Stelle, danach Lebenslauf und ein paar Sätze zur Arbeit. Ein Anschreiben brauchen wir nicht.

Fragen zu dieser Stelle

Häufige Fragen

Weitere Fragen zu Arbeitsweise und Verfahren beantworten wir auf der Karriereseite.

Was unterscheidet den Prozess- und KI-Manager von der Projektassistenz?

Die Projektassistenz unterstützt unsere Kundenprojekte organisatorisch. Der Prozess- und KI-Manager verantwortet die Abläufe im eigenen Haus und ihre Weiterentwicklung mit KI. In Kundenmandaten nimmt er Abläufe auf, übersetzt sie in Anforderungen und begleitet die Einführung bis zum Regelbetrieb.

Weitere Stellen

Andere offene Stellen

Alle Stellen folgen demselben Auswahlverfahren und denselben Grundsätzen.

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