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Stellenangebot · Mannheim

Bürokaufmann / Bürokauffrau (m/w/d)

Für die kaufmännische Verwaltung

Dieses Stellenangebot richtet sich an Kaufleute für Büromanagement, Bürokaufleute und Absolventen vergleichbarer kaufmännischer Ausbildungen, ausdrücklich auch an Berufseinsteiger direkt nach der Abschlussprüfung sowie an Fachkräfte, die nach einigen Jahren in einer größeren Verwaltung mehr Verantwortung in einem kleinen Team übernehmen möchten.

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Umfang
Vollzeit, 40 Stunden
Vertrag
Unbefristet
Standort
Mannheim
Vergütung
38.000 bis 45.000 Euro Jahresbrutto
Eintritt
Nach Vereinbarung

In einem kleinen Beratungsunternehmen gibt es keine eigene Buchhaltung, keine Personalabteilung und keinen Empfang. Diese Aufgaben laufen in dieser Position zusammen. Du verantwortest die kaufmännische Verwaltung des Hauses und bist die Stelle, an der Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen und Büroorganisation zusammenkommen.

Deine Aufgaben

Als Bürokaufmann oder Bürokauffrau übernimmst Du die kaufmännische Verwaltung der Local4local Marketing GmbH. Die Position gliedert sich in einen festen Aufgabenbereich und eine strukturierte Einarbeitung in unsere digitalen Werkzeuge.

Fester Aufgabenbereich, etwa 80 Prozent der Arbeitszeit

  • Erstellung der Ausgangsrechnungen nach Auftragsstand, Überwachung der Zahlungseingänge und Durchführung des Mahnwesens
  • Prüfung und Erfassung der Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Unterlagen für das Steuerbüro
  • Verwaltung der Kundenverträge, Rahmenvereinbarungen und Auftragsbestätigungen einschließlich Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Pflege der Kunden-, Lieferanten- und Vertragsstammdaten
  • Personalverwaltung: Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung sowie Zuarbeit zur Lohnabrechnung
  • Büroorganisation: Beschaffung von Material und Ausstattung, Abstimmung mit Dienstleistern sowie Verwaltung der Softwareverträge und Lizenzen
  • Annahme von Anrufen und Post, Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner sowie Pflege der digitalen Ablage

Einarbeitung, etwa 20 Prozent der Arbeitszeit

In zwei aufeinanderfolgenden Abschnitten von jeweils sechs Wochen arbeitest Du Dich in die Werkzeuge ein, die wir auch bei unseren Kunden einführen. Jeder Abschnitt schließt mit einem Auswertungsgespräch ab.

  • Digitale Ablage und Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 und SharePoint
  • Einsatz von KI-Werkzeugen in der eigenen Verwaltung, etwa für Schriftverkehr, Vorlagen und die Prüfung von Belegen

Ziel ist, dass Du die kaufmännischen Abläufe des Hauses nicht nur ausführst, sondern mit diesen Werkzeugen selbst weiterentwickelst.

Was Du mitbringen solltest

Maßgeblich sind eine kaufmännische Ausbildung und vier Eigenschaften.

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, als Bürokaufmann oder Bürokauffrau oder in einem vergleichbaren Beruf. Berufserfahrung ist erwünscht, aber keine Bedingung.
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift. Rechnungen, Mahnungen und Schriftverkehr gehen unmittelbar an die Geschäftsführer unserer Kunden. Von dieser Voraussetzung weichen wir deshalb nicht ab.
  • Genauigkeit im Umgang mit Zahlen. Eine Rechnung verlässt das Haus erst, wenn Leistungsstand, Betrag und Empfänger stimmen.
  • Verlässlichkeit bei Fristen. Zahlungsziele, Vertragslaufzeiten und Abgabetermine für das Steuerbüro werden ohne Erinnerung eingehalten.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel, sowie die Bereitschaft, Dich in neue Anwendungen einzuarbeiten.

Was nicht vorausgesetzt wird

Kenntnisse im Bauwesen oder in der HOAI, Vorerfahrung im Umgang mit künstlicher Intelligenz sowie eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter sind ausdrücklich nicht erforderlich. Buchführung und Jahresabschluss übernimmt unser Steuerbüro.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Du in dieser Position die kaufmännische Verwaltung weitgehend eigenständig verantwortest. Eine Buchhaltungsabteilung, an die Du Aufgaben abgeben kannst, gibt es nicht. Wir halten es für redlich, dies vorab zu benennen.

Was wir bieten

  • 38.000 bis 45.000 Euro Jahresbruttogehalt. Die Einstufung erfolgt nach Qualifikation und Erfahrung und wird im Gespräch nachvollziehbar begründet. Nach zwölf Monaten wird die Vergütung anhand zuvor schriftlich vereinbarter Ziele überprüft.
  • Ein unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis ab dem ersten Tag.
  • Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienst.
  • Eine strukturierte Einarbeitung mit festem wöchentlichem Termin mit der Geschäftsführung.
  • Betriebliche Altersvorsorge und ein jährliches Weiterbildungsbudget, über dessen Verwendung Du mitentscheidest.
  • Einen eingerichteten Arbeitsplatz am Standort Mannheim.

Auswahlverfahren

  1. Du erhältst eine Eingangsbestätigung, eine inhaltliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von fünf Werktagen.
  2. Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz, etwa 20 Minuten.
  3. Bearbeitung einer praxisnahen Arbeitsprobe im Umfang von zwei bis drei Stunden.
  4. Persönliches Gespräch an unserem Standort in Mannheim, etwa ein halber Arbeitstag.
  5. Entscheidung und Vertragsangebot.

Bewerbung in zwei Schritten

Prüfen, ob es passt, dann bewerben

Zuerst der Realitätscheck zu dieser Stelle, danach Lebenslauf und ein paar Sätze zur Arbeit. Ein Anschreiben brauchen wir nicht.

Fragen zu dieser Stelle

Häufige Fragen

Weitere Fragen zu Arbeitsweise und Verfahren beantworten wir auf der Karriereseite.

Was unterscheidet die Stelle Bürokaufmann / Bürokauffrau von der Assistenz der Geschäftsführung?

Die Assistenz der Geschäftsführung arbeitet der Geschäftsführung unmittelbar zu: Termine, Postfach, Angebote und Besprechungen. Der Bürokaufmann oder die Bürokauffrau verantwortet die kaufmännische Verwaltung des Hauses: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Verträge, Personalverwaltung und Büroorganisation. Für diese Stelle setzen wir eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung voraus.

Weitere Stellen

Andere offene Stellen

Alle Stellen folgen demselben Auswahlverfahren und denselben Grundsätzen.

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